Занятие 10 Последние штрихи завершения презентации PowerPoint

При финальной подстройке презентации можно настроить некоторые параметры, например ориентация и размер слайда. В то же время, если слайды презентации готовились как раздаточные материалы, следует обдумать макет выдачи.

Презентация

Навыки 77-429

Название навыка Номер навыка
Настройка параметров страницы 1.3.1
Управление разрешением слайд шоу 1.5.4
Настройка раздаточных материалов для печати 1.4.1
Сокрытие слайдов 2.1.3
Создание произвольного слайд-шоу 1.5.1
Репетиция таймингов 1.5.3
Настройка параметров слайд-шоу 1.5.2
Навигация в режиме слайд-шоу 1.5.6
Режим докладчика 1.5.5
Добавление заметок в режиме слайд-шоу 1.5.7

Теория:

  1. Настройка ориентации слайдов и материалов в образце выдачи

Видеоверсия

Текстовая версия

Ориентация слайда – это как он будет представлен при печати или показе. Поскольку слайды, как правило, имеют прямоугольную форму, то рассматривают горизонтальную и вертикальную ориентацию слайда. Изначально PowerPoint ориентирован для демонстрации на мониторах или экранах с «мониторным» соотношением сторон. Популярным стандартом соотношения сторон для слайдов до распространения широкоформатных мониторов был — 4:3. И сейчас можно встретить много презентаций в таком формате. Если запускать на показ такую презентацию на широкоформатном экране, то пользователь увидит полосы по бокам экрана. Соответственно, сейчас более современным считается формат 16:9.

Именно с таким соотношением сторон сейчас представлено большинство мониторов компьютеров, например, суперпопулярное разрешение 1920:1080 имеет как раз такое соотношение. Кстати, ориентацию слайда не следует путать с разрешением. Соотношение сторон показывает сколько единиц ширины экрана приходится на единицу высоты 16:9 = 1,7(7), а разрешение показывает плотность точек на экране 1920*1080 = 2 138 400 точек. В тоже время, если разделить 1920:1080 мы получим те же 1,7(7) единиц ширины на одну единицу высоты (правда в этом случае единица известна – это точка разрешение монитора).

Если еще немного углубиться в тему, то к разрешению можно добавить плотность пикселей, которая обозначается как DPI (Dots per Inch) или PPI (Pixels per Inch). Последний вариант, наверно, более правильный, т. к. работаем именно с пикселями, но это одно и то же. С точки зрения математики такое трактование не совсем правильно, поскольку дюйм (приблизительно 2,54 сантиметра) (Inch) – это мера длины, а не площади. Однако, диагонали экранов измеряются в дюймах по диагонали и пользователям так легче ориентироваться и соотносить различные экраны между собой. Однако, когда говорится о плотности точек, то имеется в виду плотность на дюйм квадратный. Да, чем выше плотность пикселей, тем меньшего размера точка и тем четче изображение, однако, одни и те же элементы будут выглядеть мельче. Просто поставьте рядом 15 дюймовый экран ноутбука и 27 дюймовый монитор с одинаковым разрешением 1920 на 1080 пикселей и сразу станет ясно, о чем речь.

Возвращаясь к PowerPoint, следует упомянуть, что в одной презентации нельзя совместить слайды с разной ориентацией или размером, на подобии того, как можно разворачивать страницы в текстовом документе Word.

Однако, вы можете создать отдельную презентацию с нужной ориентаций или размером слайдов и поставить ссылки с одной презентации на другую. Переходы отлично работают прямо в режиме демонстрации. Подробнее в данной заметке.

Для настройки ориентации/ размера слайда в самой презентации следует перейти на вкладку «Конструктор» и группе «Настроить» выбрать команду «Размер слайда».

Вряд ли установка слайдов презентации в портретный режим будет частой операцией, однако, в некоторых случаях она может пригодиться.
С помощью вызванного диалогового окна «Размер слайдов» можно и настроить произвольный размер слайдов презентации.

Настройка раздаточных материалов для презентации

При очном выступлении бывает полезно представить аудитории раздаточные материалы презентации. В данных материалах отображаются маленькие версии слайдов, упорядоченные различными способами. Шаблон раздаточных материалов определяется «Образцом выдачи», подобно тому, как шаблон слайдов презентации определяется «Образцом слайдов».

С помощью образца выдач настраиваются параметры презентации в печатном формате без заметок к слайдам. При распечатывании презентации нет необходимости выделять каждому слайду отдельную страницу, поэтому можно выбрать сколько слайдов напечатать на одной странице. И экономия бумаги, в этом случае, далеко не первостепенная цель. Рассматривать страница-слайд презентации не самое удобное занятие.

Среди доступных к настройке параметров: ориентация листа самой выдачи (книжная, или альбомная), количество слайдов на странице: 1, 2, 3, 4, 6, 9, либо структура слайда. С этого же режима можно вызвать и диалоговое окно настройки размера слайда. В последнем случае нужно быть предельно внимательным, т. к. этот параметр относиться именно к размеру слайда в презентации, нет в выдаче он, конечно, тоже изменится, но только потому, что в самой презентации будет изменен.

Пользователь не может повлиять ни на размер, ни на расположение заполнителей самих слайдов (кроме упомянутых ранее изменений), однако, это можно будет сделать в Word (об этом чуть позже). В то же время есть заполнители: колонтитулы, дата и номер страницы, которые пользователь может не просто скрыть, либо отобразить, а разместить их в полностью произвольном месте выдачи. Также доступно и изменение фона самой выдачи.

Следует обратить внимание, что в PowerPoint нет преднастроек для различных типов выдач, другими словами, если вы измените колонтитул для выдачи 4 слайда на странице, то это изменение коснется и выдачи 1 или 9 слайдов на странице.

Образец заметок

Отдельно следует упомянуть «Образец заметок». Настройки данного образца очень похожи на рассмотренные, однако, и функционал, и предназначение раздаточных материалов в данном формате отличается.

Образец заметок предназначен не для слайдов, а для заметок к каждому слайду. Именно поэтому в образце заметок отображение самого слайда можно просто убрать, а можно изменить размер заполнителя слайда, или его местоположение.

Ну, а посмотреть, как будут выглядеть раздаточные материалы, или распечатанные заметки можно с помощью предварительного просмотра при печати.

Экспорт образца выдачи в Word

При настройке выдачи слайдов пользователь не имеет возможности изменять размер и/или местоположение заполнителей слайдов (не путать с образцом заметок, где это возможно). Однако, можно экспортировать раздаточные материалы в текстовый процессор Microsoft Word, где такая возможность предусмотрена.

Для экспорта выдачи в Word следует перейти в закулисное меню и выбрать команду «Экспорт/ Создать выдачи».

В следующем диалоговом окне следует конкретизировать свой запрос, а именно выбрать как именно должны отображаться выдачи в текстовом процессоре. Особенностью такого экспорта является то, что можно создать связь между презентацией и текстовым документом с раздаточными материалами и, при изменении слайдов будет происходить автоматическое обновление связанного документа Word.

При внесении изменений в существующие слайды изменения будут отображаться и в документе Word. К сожалению, добавление новых слайдов не повлияет на выдачу слайдов в текстовом процессоре. С помощью контекстного меню по таблице с выдачей в Word у пользователя есть возможность принудительно обновить связь.

  1. Выбор слайдов для отображения

Видеоверсия

Текстовая версия

В одной презентации можно «спрятать» несколько, для разного уровня подготовки аудитории, или спрятать только отдельные слайды, которые детализируют существующую презентацию необязательными подробностями.

Сокрытие определенных слайдов

PowerPoint позволяет исключить некоторые слайды из обычного отображения. Это можно сделать с целью сохранить устаревший слайд, заменив его более новым, или на скрытый слайд можно вынести подробности доклада, а в самой презентации поставить ссылку на данный слайд.
Сокрыть слайд можно из вкладки «Слайд-шоу», группа «Настройка», либо просто вызвав контекстное меню на определенном слайде.

После сокрытия слайда его номер будет перечеркнут и он не будет отображаться в основной выдачи презентации, однако, можно сделать ссылку на скрытый слайд и открывать его во время презентации по ссылке.

Создание отдельных презентаций

Второй очень интересной возможностью в области настройки отображения презентации является создание произвольного слайд-шоу. По сути, данная возможность позволят из одной презентации делать несколько презентаций, которые будут включать только отдельные слайды и, что немаловажно, в том порядке, которое вы самостоятельно определите. Например, слайд под номером 2 в произвольном слайд-шоу может оказаться 5м, а слайд 3 – первым.

Для создания произвольного показа предусмотрена команда на вкладке «Слайд-шоу» – » Произвольное слайд-шоу». С помощью этой же команды можно получить доступ к уже созданным произвольным показам.

В следующем диалоговом окне пользователю доступен запуск созданных произвольных показов, их редактирование, или создание нового. Для каждого произвольного показа можно задавать его имя, чтобы в дальнейшем не запутаться, что и когда запускать.

  1. Репетиция и запись слайд-шоу

Видеоверсия

Текстовая версия

Создать презентацию это только пол дела, важно еще и правильно преподнести ее. Один из способом проведения своего рода «репетиции» является возможность посмотреть тайминги – сколько нужно времени на чтения слушателями вашего слайда. Кроме того, можно записать презентацию с комментариями для предоставления ее в самостоятельное проигрывание слушателями без выступающего.

Репетиция таймингов

Репетиция презентации может помочь вам установить время для нее. Время слайдов особенно важно, если вы намереваетесь показать слайды как самостоятельную презентацию, переключение слайдов которой зрители не смогут контролировать. Выступающий должен предоставить достаточно времени для изучения каждого слайда, но не слишком много, чтобы зрители не начали скучать.

Для правильной репетиции таймингов в PowerPoint есть команда «Настройка времени» на вкладке «Слайд-шоу».

После выполнения данной команды презентация переходит в режим показа с таймером, где отображается общее время и время на каждый слайд. Идея такой репетиции заключается в том, что выступающий в слух проговаривает закадровый текст, контролируя время.

После проделанной процедуры время на показ каждого слайда будет автоматически сохранено на вкладке «Переходы» в группе «Время показа слайдов». Конечно, позже можно подкорректировать время показа любого слайда презентации в ручном режиме с данной вкладки.

Для группового применения одинакового тайминга для всех слайдов, или очищения записанных таймингов достаточно выставить желаемое время на каждый слайд и выполнить команду «Применить ко всем». Если же нужно убрать автоматическое переключение слайдов, просто убираем галочку автоматического переключения и выполняем команду «Применить ко всем».

Второй способ очистить тайминги – это воспользоваться выпадающей командой «Записать слайд-шоу». В случае установленных таймингов для слайдов, будет активна команда «Очистить», где можно удалить тайминги как с определенного слайда, так и со всех сразу.

Запись целой презентации

Запись презентации производится для случаев, когда ее нужно будет продемонстрировать удаленно, отличительной особенностью такой записи от записи видео является то, что не создается отдельный файл, все реализуется в рамках файла PowerPoint. В рамках данного вопроса мы запишем презентацию от начала и до конца.

Кнопка записи презентации находится на вкладке «Слайд-шоу» > «Записать слайд-шоу» и выбрать с какого места необходимо начать запись: с начала, с текущего слайда.

После этого вы переходите в окно записи презентации с необходимыми элементами управления. Во время записи презентации доступны рукописные примечания, запись голоса и веб камеры.

Если, во время записи, вы наговорили лишнего, не уложились в задуманные тайминги, или просто не удовлетворены результатом записи определенного слайда(-ов). Не беда, с помощью той же команды записи слайда, можно перезаписать определенный слайд.

  1. Настройка слайд-шоу (презентации)

Видеоверсия

Текстовая версия

Диалоговое окно настройки презентации также запускается из вкладки «Слайд-шоу», команда «Настройка слайд-шоу».

Вызванное диалоговое окно позволяет как изменить некоторые параметры показа, например, цвет пера или монитор для вывода презентации, так и практически полностью перенастроить параметры, которые задумывались создателем презентации, например, выбрать определенный диапазон для показа, полностью отключить анимацию на слайдах, или убрать речевое сопровождение.

Последней группе «Несколько монитором» можно выбрать какой монитор выбирать для показа. И, если у вас автоматически неправильно выбирается проектор для вывода презентации, здесь можно принудительно это исправить. Такое может быть, если, допустим, к ноутбуку, кроме проектора подключен еще внешний монитор, или подключено несколько проекторов, а выводить изображение нужно только на один. Последняя ситуация, к слову, довольно редкое явление, но, все же может случиться.

В группе «Показ слайдов» есть 3 опции:

  • управляемый докладчиком. Стандартный режим, когда презентация демонстрируется широкой аудитории с модератором, слайды показываются на весь экран;
  • управляемый пользователем. Слайды презентации показываются в окне, которое, к слову, не обязательно разворачивать на весь экран, данный режим подойдет, если нужно просмотреть презентацию автору. Фактически та же презентация в окне не на весь экран;
  • автоматический. Как и первый режим, разворачивает слайды на весь экран, однако, его предназначение демонстрация презентация без докладчика, например, зацикленная демонстрация слайдов на выставке. В этом случае следует позаботиться об автоматической смене слайдов, в противном случае будет демонстрироваться один слайд (первый, если показ запущен с помощью клавиши F5 и определенный, если с текущего слайда – Shift+F5).

Режим, управляемый докладчиком

Является основным режимом, для которого и предназначался PowerPoint, на нем следует остановиться подробнее. В этом режиме слайды разворачиваются на весь экран, а, при проведении курсора над слайдом появляются слегка заметные элементы управления презентацией.

С помощью данных кнопок можно перейти на следующий/ предыдущий слайд, быстро вернуться к оглавлению, воспользоваться пером для выделения информации, или добавления рукописных примечаний, увеличить часть экрана виртуальной лупой, или перейти в режим просмотра разделов.

Если презентация запускается в режиме докладчика и у компьютера есть несколько мониторов, то для аудитории демонстрируются слайды, а для самого докладчика отображается специального окно «Режим докладчика», естественно, если иное не настроено в параметрах слайд-шоу, или не убрана соответствующая галочка в группе «Мониторы» вкладки «Слайд-шоу».
На самом деле режим докладчика можно испробовать даже, если у вас один монитор, это делается с помощью сочетания Alt+F5.

В данном режиме можно управлять показом, контролировать общее время презентации, видеть заметки к текущему слайду, видеть следующий слайд. Кроме того, и сданного режима доступны виртуальные кнопки управления презентацией, описание которых было дано немногим ранее.
На этом все, всем спасибо за внимание, удачных презентаций.

Флэшкарты

Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.

Практика

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки


Задание 1. Создание нескольких презентаций с помощью опции «Произвольное слайд шоу»

  1. Открыть сборную презентацию по ссылке. Внимание! Объемная презентация размером более 50 мегабайт.
  2. Создать три пользовательские презентации для занятия 1, 2 и 3 соответсвенно.
  3. Запустить созданные пользовательские презентации и убедиться, что слайды для них правильно выбраны.

Посмотреть решение

Тест

Полезное