Занятие 3

Базовые возможности форматирования текста

от новичка до профессионала

Подробнее...

Занятие 3. Базовые возможности форматирования текста



С третьего занятия курса начинается изучение форматирование документа в текстовом процессоре Word. В начале будет рассмотрена теория по шрифтам в документе, а также областей их применения, затем изучим возможности текстового процессора в области ручного форматирования и начальные этапы автоматизации в оформлении текста с помощью стилей. В завершение данного занятия будет рассмотрен инструмент создания художественных надписей WordArt, а также способы удаления форматирования в документе.

Навыки экзамена Microsoft Office Specialist (77-418):

Название навыка Номер навыка
Добавление текста в документ 2.1.1
Изменение настроек шрифта 2.2.1
Демонстрация работы инструмента «Формат по образцу» 2.2.3
Удаление существующего форматирование 2.2.6
Выделение текста различными шрифтами 2.2.8
Использование стилей при форматировании текста 2.2.9
Использование инструмента WordArt 2.2.10
Изменение существующих стилей и их параметров 2.2.11

Теоретическая часть:

  1. Форматирование текста вручную и с помощью инструмента «Формат по образцу»

Видеоверсия

Текстовая версия

Форматирование текста в ручном режиме подразумевает изменение начертания символов, шрифта или его характеристик. Совокупность символов представляют собой текст.

Символ в MSWord – это любая единичная буква, цифра, специальный символ или знак пунктуации. Когда форматируется текст, мы используем шрифты для изменения представления текста. В общем смысле, шрифт представляет собой внешний вид символов в тексте, другими словами, то, как будет выглядеть текст.

Если обратиться к той же Википедии, то шрифт – это графический рисунок начертаний букв и знаков, составляющих единую стилистическую и композиционную систему, набор символов определенного размера и рисунка. В узком типографском смысле шрифтом называется комплект типографских литер, предназначенных для набора текста.

Каждый шрифт имеет свое уникальное имя, например, Times New Roman, Verdana, Arialи т.д. MS Word имеет достаточное количество шрифтов для удовлетворения самых незаурядных потребностей.

Также, важной величиной шрифта является его размер. Размер шрифта измеряется точками (point). 1 точка приблизительно равна 1/72 дюйма (1 дюйм приблизительно равно 2,54 см.). Например, TimesNewRoman 14 pt приблизительно равняется 14*1/72*2,54 = 0,5 см. (максимально для букв в верхнем регистре).

pic3.1.1
Все изобилие имеющихся шрифтов можно классифицировать:
по ширине символов:

  • моноширинные (monospaced);
  • пропорциональные (proportional);

по наличию засечек на краях символов (тонких линий):

  • с засечками (serif);
  • рубленые или без засечек (sans serif).

В моноширинных шрифтах все буквы занимают одинаковую площадь по ширине. Другими словами, и буква «i» и буква «w» будут занимать одинаковое пространство по ширине. Шрифт «Courier New» является представителем моноширинных шрифтов. В отличие от моноширинных, в пропорциональных шрифтах каждая буква занимает разное пространство. Всем знакомый шрифт «Times New Roman» по ширине символов является пропорциональным. Моноширинные шрифты нашли свое применение при написании программного кода, поскольку равная ширина символов облегчает восприятие кода, в паспортах, водительских правах, официальных бумагах и т.д.

В пропорциональных шрифтах ширина знаков изменяется в зависимости от конструкции букв, такие шрифты более приятны для чтения. Если нет необходимости иметь равную ширину символов, тогда лучше будет использовать пропорциональный шрифт.

В компьютерных пропорциональных шрифтах буквы могут быть пропорциональными, а цифры моноширинными. Это сделано для того, чтобы улучшить восприятие цифровой информации в таблицах, когда нужно разделять разряды.

Вторым классификационным признаком является наличие засечек на краях символов, соответственно шрифты делятся на те, которые имеют засечки (serif) и шрифты без засечек либо рубленные (sans serif).

Засечки начали добавлять именно тонким буквам, чтобы хоть как-то скрасить разницу в ширине символов в моноширинных шрифтах. Однако сейчас шрифт может быть пропорциональным и иметь засечки, например, TimesNewRoman. Примером шрифта без засечек является шрифт Arial. Традиционно шрифты с засечками считаются более удобными для восприятия больших текстовых объемов данных.

Ну что можно сказать, секрет чрезвычайной распространенности TimesNewRoman раскрыт, рецепт прост – пропорциональный, да еще и с засечками.

Форматирование текста в ручном режиме (без применения стилей) подразумевает изменение шрифта, его размера, начертания, цвета и т.д.
pic3.1.2
Изменить основные настройки шрифта можно с помощь группы «Шрифт», диалогового окна «Шрифт», мини панели инструментов.

С помощью группы «Шрифт» можно: выбрать шрифт, его размер, увеличить либо уменьшить размер шрифта с шагом в 1pt, изменить регистр текста. Например, можно сделать все буквы заглавными в выделенном фрагменте текста, либо прописными. Кстати, это можно сделать с помощью горячего сочетания клавиш «Shift+F3». Дальше расположена команда удаления форматирования и, таким образом, возращающая начальные настройки шрифта.

Во втором ряду идут команды изменения начертания текста: сделать текст полужирным, курсивом, подчеркнутым либо зачеркнутыми. Можно сделать текст подстрочным, либо надстрочным, применить текстовые эффекты оформления, сделать выделение текста маркером либо изменить цвет самого шрифта.
Для выделения текста полужирным, курсивом, либо подчеркнутым есть распространенные сочетания горячих клавиш: Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U. Данные сочетания работают не только в программе MSWord, но и в других программах. Иногда производители клавиатур наносят эти сочетания на соответствующие клавиши.

Для команды подчеркивания текста линией существуют дополнительные настройки самой линии или ее цвета, которые доступны в выпадающем списке.
pic3.1.3
Если открыть диалоговое окно «Шрифт», нажав на треугольник в правом нижнем углу группы, то получим доступ к командам настройки шрифта, озвученным ранее, а также некоторым дополнительным. К примеру, можно сделать текст невидимым. Чтобы увидеть скрытый текст необходимо воспользоваться командой «Отобразить непечатаемые символы» о полезности данной возможности мы еще поговорим.
pic3.1.4
Внизу диалогового окна находится окно предпросмотра проделанных изменений. Также существует возможность сохранить проделанные изменения как настройки по умолчанию.
На вкладке «Дополнительно» находятся редко используемые в повседневной деятельности, настройки шрифта.

Когда в настройки шрифта внесено сразу несколько изменений и эти самые изменения необходимо воспроизвести на другом участке текста, либо вы не знаете какие именно изменения были проделаны, а вам необходимо их воспроизвести, то целесообразно воспользоваться командой «Формат по образцу«.Воспользоваться данной командой можно с группы «Буфер обмена» вкладки «Главная», с мини панели инструментов, либо с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl+Shift+C, Ctrl+Shift+V (для копирования и вставки настроек форматирования соответственно).
pic3.1.5
На этом рассмотрение первого вопроса закончено, дальше мы поговорим о том каким образом можно автоматизировать рутинные операции по форматированию текста.

  1. Основы использования стилей при форматировании текста

Видеоверсия

Текстовая версия

В предыдущем уроке нами была рассмотрена такая интересная возможность копирования созданных форматов, как «Формат по образцу». Например, отформатировав текст определенным образом, можно скопировать формат на другие участки текста, если операции проделываются в пределах одного экрана, — все проходит гладко, если приходится перемещаться по тексту или применять форматирование на нескольких участках – начинаются определенные неудобства, которые усугубляются при необходимости внесения изменений в уже отформатированные участки.

На самом деле, существуют не только более удобные способы быстрого применения настроенных форматов к участкам текста, а, что более важно, последующего управления текстом.

Если подключить использование стилей ситуация значительно упростится, а преимущества станут еще более очевидными, когда необходимо будет внести изменения в отформатированный текст.

Итак, тема данного вопроса «Основы использования стилей при форматировании текста«.
Прежде чем перейти к изучению данного вопроса отметим, что детально работу со стилями, их устройство, мы рассмотрим в отдельном занятии. Данная тема была разбита на две, для лучшей усвояемости материала.

Без преувеличения будет сказать, что использование стилей является важнейшей темой в изучении MS Word, по мере изложения материала вы удостоверитесь в том, какие «чудеса» можно проделывать при правильном применении стилей. При этом, что немаловажно, добавляется легкость понимания структуры самого документа.

Что же такое стиль?

Стиль – это предопределенный набор форматов, который может быть применен к определенным участкам документа. Стилем можно настроить не только внешний вид текста, но отформатировать расположение рисунков, определить нумерованные либо маркированные списки или создать структуру документа.

Базовое понимание стиля изображено на слайде, когда несколько действий пользователя можно сохранить для дальнейшего быстрого использования. Кроме того, внеся изменения в сохраненные настройки, они будут отображены везде, где был применен данный стиль, что дает пользователю большую власть над оформлением документа, но обо всем по порядку.

pic3.2.1

Существуют несколько видов стилей.

Стиль абзаца, стиль знака, связанный стиль знака и абзаца. Также существуют стили таблиц и стили списка, но это немного «другие» стили. О стилях таблиц будем вести речь в занятии работы с таблицами, а о стиле списка поговорим в занятии работы со списками.

Не лишним будет отметить, что когда в MS Word речь идет о стилях, имеется ввиду именно стили, которые отображены в окне стилей.
pic3.2.2
Данное окном можно вызвать нажав на треугольник в правом нижнем углу группы стили либо с помощью горячего сочетания клавиш: Ctrl+Shift+Alt+S. Горячее сочетание достаточно громоздкое, а вызов окна не такая частая задача, поэтому, как правило, пользуются первым способом его вызова.
pic3.2.3
С помощью окна стилей можно создать новый стиль модифицировать существующий, провести определенные действия по управлению стилями.

В самом окне отображаются имена стилей, которые, к слову должны быть уникальными, а справа знак, который указывает к какому типу стилей принадлежит тот или иной стиль.

Типы стилей.

Для начала рассмотрим стиль знака. На самом деле редко используется, в силу того, что набор настроек ограничен выбором шрифта, его размера, начертания и цвета. Стиль знака применяется строго к выделенной части текста (как правило, может быть выделено слово либо словосочетание, максимум цитата). Почему редко используется, да потому, что, во-первых, по большей части, для выделения слова либо словосочетания, используется всего лишь изменение начертания, соответственно производить какие-либо, даже простые действия по созданию стиля для того, чтобы сделать текст полужирным лишено смысла; а, во-вторых, в научных трудах пытаются избегать чрезмерного употребления выделения текста, соответственно, такие изменения будут редкими.

В таких условиях банальное использование команд группы шрифт для изменение начертания текста может быть оправдано. Однако, если необходимо сделать много однотипных выделений в тексте, например, создание словаря определений, когда само определение выделено относительно остального текста, создать для такого выделения стиль знака будет хорошей идеей.
pic3.2.4
В последнем случае, если необходимо будет изменить начертание шрифта определение относительно его пояснения, то такая операция займет считанные секунды.

Стиль абзаца.

Все же, если говорят о применении стилей в текстовом процессоре MS Word чаще всего имеют ввиду именно стили абзаца, поскольку использование такого рода стилей позволяет продемонстрировать всю мощь текстового процессора MS Word в области оформления текстов и немощь альтернативных текстовых процессоров. Однако, весь потенциал использования стилей мы раскроем в соответствующем уроке, сейчас мы создадим простой стиль, опишем его основные настройки, применим данный стиль на тексте, а также внесем изменения в стиль и посмотрим, что произойдет с текстом.

Для создания нашего стиля воспользуемся соответствующей кнопкой в окне «Стили». Откроется диалоговое окно создания стиля. Перед настройкой параметров стиля необходимо выбрать для него имя, оно должно быть уникальным, т.е. не совпадать со стилями, которые уже присутствуют в документе. Напомню, что по умолчанию любой документ имеет набор стилей, даже, если вы их не создавали, поэтому, например, создать стиль «Основной текст» не получиться, будет выдано предупреждение о наличии стиля с таким именем, однако его можно перенастроить, но об этом попозже.

Для того чтобы отобразить весь перечень стилей документа необходимо выбрать команду «Параметры…» в правом нижнем углу окна «Стили» и установить переключатель «Отображаемые стили» на «Все».
pic3.2.5
Создадим стиль с именем «Обычный текст» и сделаем несколько изменений относительно стиля по умолчанию. В число таких изменений войдет изменение шрифта, его размера, выравнивание текста, а также интервалы и отступ для первой строки абзаца. После создания можно выбрать где стоит сохранить стиль: в текущем документе либо в шаблоне, который использует данный документ. Также можно сохранить документ как новый шаблон.

Чтобы убедиться в работе созданного стиля просто выделим текст и применим на нем только что созданный стиль.

Теперь, уже не касаясь текста в самом документе, просто изменим параметры нашего стиля, а именно применим другой шрифт. Как видим, весь текст подвергся изменениям шрифта там, где был применен новый стиль.

Стиль «Связанный абзац и знак»

Третий тип стиля «Связанный абзац и знак» сочетает характеристики первых двух стилей. Поясним на примере, что имеется ввиду. Вы уже заметили, что настройки стиля для абзаца включают все настройки для стиля знака, однако применить стиль абзаца отдельно к одному слову или предложению нельзя, настройки применяться ко всему абзацу. Так вот, связанный стиль решает данную проблему, там, где нужно применить изменения лишь для конкретного слова можно выделить слово и применить стиль исключительно к нему, если в изменении нуждается полностью абзац, достаточно поставить курсор в целевой абзац (без выделения) и применить стиль.

Несмотря на универсальность, для прозрачности читаемости примененных стилей в документе рекомендуется использовать раздельные стили абзаца и знака.

  1. Использование инструмента WordArt. Очистка текста от форматирования

Видеоверсия

Текстовая версия

Часто MS Word используют для создания декоративных надписей. Действительно, зачем разбираться в сложных графических редакторах, если нужно быстро создать красивую надпись, а под рукой есть Word.

Для того, чтобы создать привлекательный декоративный текст необходимо воспользоваться вкладкой «Вставка» группа «Текст», инструмент WordArt. Если не было выделено текста, то откроется окно для добавления текста WordArt, если предварительно был выделен текст, то он будет преобразован в объект WordArt.После этого, с помощью кладки «Формат» можно настроить параметры отображения текста WordArt, среди параметров: 3д эффекты, тени, отражения, трансформация текста и другие. Также можно применить один из заготовленных ранее стилей оформления объектов WordArt.Справедливости ради, следует отметить, что в научных трудах и деловой организации документооборота использование инструмента WordArt встречается не часто, если вообще встречается.
pic3.3.1
Очистка текста от форматирования.

Следующим подвопросом на повестке стоит очистка текста от форматирования. Очистка текста от форматирования может понадобиться, когда работаете с текстом из другого документа, чтобы не запутаться в стилях оформления, либо удаляя свои «эксперименты» чтобы красиво оформить текст «с нуля».

Частично очистка текста от форматирования нами была рассмотрена в первом вопросе. Здесь мы немного повторимся, а также добавим еще два способа очистки форматирования с учетом полученных знаний во втором вопросе данного занятия.
К рассмотренному ранее способу очистки форматирования в группе «Шрифт» вкладки «Главная», добавим команду «Очистить все» из окна «Стили», а также команду «Очистить формат» к которой можно добраться через мини панель инструментов. Несмотря на разные названия, все три обозначенных способа работают одинаково удаляя все форматирование с части текста и применяя стиль по умолчанию — «Обычный».
pic3.3.2

Естественно, если перенастроить данный стиль, например, сделать шрифт зеленым, то удаление форматирование повлечет за собой перекрашивание текста в зеленый цвет.
pic3.3.3
На этом все, до встречи в следующем занятии.

Практические задания:

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. Задание расписано по пунктам, поэтому выполнение не должно составить большого труда. После выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно.

Задание 1. Добавление текста и базовые возможности в форматировании.

  1. Открыть документ из данного задания и в начало списка добавить название первой темы данного курса, а также вопросов занятия аналогично тому, как это сделано для тем 2-5.
  2. С помощью команд группы «Шрифт» вкладки «Главная» для первой темы и вопросов установить размер шрифта 14 пт., для второй установить шрифт «Arial», для третей «Calibri», четвертую и пятую, с помощью инструмента «формат по образцу», отформатировать аналогично второй и третьей, соответственно.
  3. Сделать шрифт четвертой темы и вопросов зеленым, а пятой – красным.
  4. Сохранить документ для следующего задания.
Посмотреть решение

Задание 2. Удаление существующего форматирования. Использование стилей.

  1. Открыть документ из предыдущего задания. Удалить форматирование для тем 2-5 четырьмя различными способами (инструментом с ленты, с помощью панели «Стили», с помощью мини-панели инструментов, с помощью инструмента «Формат по образцу»).
  2. На основании форматирования оформления первой темы документа, создать стиль с названием «Для основного текста».
  3. Изменить настройки стиля «Обычный», установив для него шрифт «Times New Roman». Посмотреть на изменение шрифта для вопросов и тем, обратить внимание, что там где применялся инструмент «Формат по образцу» шрифт не изменился. Выделить еще раз этот участок текст и очистить его от форматирования одним из трех правильных способов.
  4. Сохранить документ для следующего задания.
Посмотреть решение

Задание 3. Использование инструмента WordArt.

  1. Открыть документ.
  2. С помощью инструмента WordArt к существующему перечню добавить красивое название «MS Word для профессионалов».
  3. Настройки оформления надписи выбрать по своему усмотрению.
  4. Сохранить документ под именем «Практика тема 3»
Посмотреть решение

Проверьте свои знания тестом: