Занятие 4

Форматирование абзацев в MS Word

от новичка до профессионала

Подробнее...

Занятие 4. Форматирование абзацев в MS Word



В четвертом занятии курса будут рассмотрены возможности текстового процессора в области форматирования абзацев, настройка позиций табуляции, а также ее виды. В заключительной части будут рассмотрена работа с одноуровневыми списками, как маркированными, так и нумерованными, а также, основы работы с многоуровневыми списками.

Навыки экзамена Microsoft Office Specialist (77-418):

Название навыка Номер навыка
Настройка интервалов для абзаца 2.2.4
Настройка интервалов для строк 2.2.5
Настройка отступов 2.2.7
Добавление маркированного или нумерованного списка 3.3.1
Создание пользовательских маркеров 3.3.2
Изменение отступов для списка 3.3.3
Изменение интервала между абзацами 3.3.4
Увеличение и уменьшение уровня списка 3.3.5
Изменение нумерации 3.3.6

Теоретическая часть:

  1. Форматирование абзацев

Видеоверсия

Текстовая версия

Форматирование абзацев является неотъемлемой частью создания профессиональных текстов в процессоре MS Word. Правильно отформатированный текст позволит читателю сконцентрировать внимание на самом содержимом документа. MS Word позволяет настраивать выравнивание текста в абзаце, отступы, а также интервалы, как междустрочные, так и между абзацами.

Настройка отступов.

Отступ –это пустое пространство между текстом и границами страницы.

С помощью отступов абзацы и отличаются от основного текста. В Word можно настроить отступы первой строки, отступы остального текста абзаца как справа, так и слева, также можно устанавливать так называемые «отрицательные отступы», когда текст абзаца выходит за границы страницы. Настраивать параметры абзаца можно с помощью линейки – одного из элементов интерфейса Word, групп «Абзац», первая группа находится на вкладке «Главная», вторая на вкладке «Разметка страницы» (несмотря на одинаковое название они не идентичны, группа, находящаяся на кладке «Разметка страницы» позволяет, всего лишь, настроить отступы и интервалы, но делает это более точно), а также с помощью диалогового окна настройки параметров абзаца. Диалоговое окно настройки параметров абзаца можно вызвать из группы «Абзац» либо в ходе настройки параметров стиля абзаца. Соответственно, все проделанные изменения можно сохранить в виде стиля абзаца.
pic4.1.1
В подавляющем большинстве случаев настройки абзаца производят при настройке стиля, либо потом изменения сохраняют как стиль. Конечно, можно настроить параметры абзаца, а потом копировать их с помощью инструмента «Формат по образцу», но это яркий пример того, как делать не стоит.

Произведем несколько различных настроек отступов для абзаца с помощью инструментов, описанных выше.

Настройка выравнивания текста.

Выравнивание текста в абзаце заключается в его позиционировании между границами документа. По умолчанию текст выровнен по левому краю. Можно выровнять по правому, по центру, либо растянуть по ширине. Это что касается горизонтального позиционирования текста.

Для быстрого позиционирования текста можно воспользоваться горячи сочетанием клавиш: Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J, по левому краю, по центру, по правому краю и растянуть по ширине страницы соответственно.

Существует и вертикальное выравнивание, которое показывает, как текст будет размещен между нижней и верхней границами документа.
pic4.1.2
По умолчанию текст на страницах документа выровнен по верхнему краю. Еще можно выровнять по центру страницы, по нижнему краю либо растянуть по высоте страницы (растягивание произойдет за счет увеличения интервалов между абзацами).

Существует два способа настроить вертикальное выравнивание текста на странице:

  • вкладка «Разметка страницы» группа «Параметры страницы», вызвать диалоговое окно «Параметры страницы» на вкладке «Источник бумаги» воспользоваться пунктом «Вертикальное выравнивание»;
  • вкладка/меню «Файл», пункт меню «Печать», команда «Параметры страницы» на вкладке «Источник бумаги» воспользоваться пунктом «Вертикальное выравнивание».

Горизонтальное выравнивание текста можно настраивать с помощью инструментов группы «Абзац» вкладки «Главная», с помощью горячих клавиш либо в настройках стиля абзаца.

Заливка цветом абзаца и установка границ.

В MS Word существует возможность установить в качестве фона абзаца (аналогично раскрашиванию текста) произвольный цвет, а также установить границы для абзаца. Это делается с помощью элементов интерфейса группы «Абзац», либо с помощью диалогового окна «Границы и заливка», которое вызывается через команду «Границы»/ «Границы и заливка…».

Если существует необходимость установить видимые границы абзаца либо установить цвет фона при настройке стиля, то в настройках стиля нужно будет выбрать команду «Формат/Граница…».
pic4.1.3
Настройка междустрочных интервалов, а также интервалов между абзацами.

Возможность заливки цветом абзаца, и установка для него границ не является востребованной при составлении профессиональных текстов, в отличие от настройки междустрочных интервалов, а также интервалов между самими абзацами.

Более того, как правило, междустрочные интервалы в обязательном порядке указываются в требованиях к материалам в статьях, тезисах, дипломах и других стандартизированных отчетах.

Быстро установить интервал можно с помощью выпадающего меню «Интервал» группы «Абзац», вкладки «Главная», в этом случае придется воспользоваться одной из предустановленных настроек междустрочных интервалов, также можно добавить/удалить интервалы перед либо после абзаца на величину 12 пт. Для более точной настройки придется воспользоваться командой «Другие варианты междустрочных интервалов…», которая запускает стандартное диалоговое окно «Абзац», о котором мы уже неоднократно говорили. Таким образом, это уже четвертый способ запуска данного диалогового окна.
pic4.1.4
Для одинарного и двойного междустрочного интервала существует горячее сочетание клавиш: Ctrl+1, Ctrl+2 соответственно.

Настроить интервалы можно еще с использованием вкладки «Дизайн» группа «Форматирование документа». Команда «Интервал между абзацами» содержит несколько предустановленных настроек интервалов между абзацами и между строками, а если подходящего варианта не удалось найти, можно воспользоваться последним пунктом меню «Пользовательские интервалы для абзаца». Откроется диалоговое окно «Управление стилями».
pic4.1.5
Внимание! С помощью вкладки «Дизайн» изменяются настройки стилей абзаца, поэтому, во-первых, ничего выделять не нужно изменится тот стиль абзаца, на котором установлен курсор, а, во-вторых, поскольку интервал изменяется для стиля, то изменения коснуться всего документа, где используется данный стиль.

  1. Табуляция

Видеоверсия

Текстовая версия

Табуляция — это инструмент для выравнивания текста в документе Word. Она настраивается для абзаца, а позиции табуляции легко прописываются в настройках стиля абзаца. Тема табуляции в MS Word относится к разряду, так называемых, вспомогательных тем: с помощью табуляции можно организовать заполнение текста в колонках или выравнивание номера для формулы, табуляция используется списков и т.д. Соответственно тему табуляции желательно закрыть пораньше, поскольку к ней мы будем часто прибегать в дальнейшем.

Для того, чтобы сделать отступ табуляции необходимо нажать клавишу «Tab», а для того, чтобы увидеть табуляции по тексту необходимо отобразить непечатаемые символы в тексте. По умолчанию позиции табуляции в Word настроены на каждый пол дюйма и ставятся левосторонние табуляции (о типах поговорим немного позже). Вот, кстати, от куда значение по умолчанию для отступа первой строки абзаца 1,25 см для русской версии Word и 1,27 см. для английской (если используется метрическая система мер) оно соответствует первой табуляции. В английской версии величина в сантиметрах более правильно соответствует половине дюйма, напомним, что 1 дюйм – 2,54 см. Автору часто встречались пользователи, которые пользуются табуляцией для отступа первой строки. Никогда не делайте так.
pic4.2.1
Всего существует пять типов табуляций:

  • левостороння табуляция – используется по умолчанию и выравнивает текст по левому краю относительно позиции табуляции;
  • табуляция по центру – выравнивает текст по центру относительно позиции табуляции;
  • правосторонняя табуляция – выравнивает текст по правому краю относительно позиции табуляции;
  • табуляция по разделителю – выравнивает текст по разделителю. Используется, как правило, для того чтобы выровнять числа относительно разделителя целой и дробной части в числах;
  • табуляция с чертой –добавляет вертикальную линию на месте где установлен разделитель табуляции.

Для быстрой установки позиции табуляции достаточно щелчка мыши по линейке, двойной щелчок по знаку табуляции вызовет диалоговое окно «Табуляция» и позволит произвести более тонкую настройку табуляции (точно настроить позиции табуляции, сменить тип, либо установить заполнитель). Здесь же можно изменить значение «по умолчанию» для табуляции.

Диалоговое окно табуляция вызывается через диалоговое окно «Абзац», а способ вызова окна «Абзац» мы уже рассмотрели достаточно. Это и при настройке стиля и из вкладки «Главная», и из вкладки «Разметка страницы», можно даже вызвать контекстное меню прямо в тексте и выбрать пункт «Абзац».

После установки позиций табуляции на линейке их можно перемещать, банально передвигая мышкой, либо удалить, просто потянув за указатель табуляции вниз, либо вверх, или через диалоговое окно «Табуляция».

На этом, что касается табуляции, все. В дальнейшем мы будем возвращаться к данной теме, и начнем эту практику уже со следующего вопроса.

  1. Работа с одноуровневыми списками

Видеоверсия

Текстовая версия

Часто для наглядности, упорядочивания, или другим соображениям информацию необходимо подать в виде определенного перечня, другими словами, списка.

В MS Word списки бывают одноуровневыми и многоуровневыми, а также маркированными и нумерованными. Отдельным подвидом можно выделить одноуровневые списки с имитацией нескольких уровней.

Маркированный список

Если информация, которая подается в виде списка не требует упорядочивания, ее, как правило, подают в виде ненумерованного списка. Маркер для такого типа списка может быть представлен любым символом либо рисунком, часто в качестве маркера в профессиональных текстах выбирают тире либо точку, но здесь жестких требований нет.

Для вставки одноуровневого маркированного списка следует воспользоваться соответствующей командой в группе «Абзац» вкладки «Главная». Само выпадающее меню разделено на три зоны: последние использованные маркеры, библиотека маркеров и маркеры в документе. Предназначение первой и последней зоны понятно исходя из название, а что касается библиотеки маркеров, то сюда добавляются маркеры с которыми планируется работать в дальнейшем. По умолчанию в библиотеку автоматически добавляется маркер, который вставляется в список в документе, если нужно самостоятельно добавить маркер в библиотеку, то делается это через правый щелчок мышкой.
pic4.3.1
В выпадающем меню можно выбрать тип маркера, а также изменить уровень списка. Да, да в одноуровневом списке можно сделать несколько уровней, но это не будет полноценным многоуровневым списком, а, скорее, одноуровневым списком с несколькими уровнями, как-то так. Кстати изменить уровень списка можно с помощью клавиши Tab.

Разница между полноценным многоуровневым списком и одноуровневым с несколькими уровнями, заключается в том, что для каждого уровня во многоуровневом списке можно настроить не только сложную нумерацию которая будет зависеть от предыдущих уровней, а выбрать другой шрифт или даже создать полноценный стиль под конкретный уровень. Это настолько мощный инструмент для управления документом, что под него мы выделим отдельное полноценное занятие.

Если маркеров, которые представлены изначально в выпадающем списке, недостаточно, то можно воспользоваться командой «Определить новый маркер» вызвав диалоговое окно «Определение нового маркера» в качестве самого маркера можно выбрать символ либо рисунок, здесь же можно выбрать выравнивание маркера относительно ползунка «Отступ первой строки». На первый взгляд разницы между установками нет, но, все-таки, она есть, хотя и минимальна, чтобы убедиться в этом желательно выбрать маркер побольше, например, фотографию и увеличить масштаб документа.

Маркированный список можно быстро преобразовать в нумерованный, для этого нужно просто выделить элементы списка и нажать на команду создания нумерованного списка группы «Абзац» вкладки «Главная». Естественно такое преобразование можно произвести в обратном порядке.

Немного стоит остановиться на отступах и междустрочных интервалах для одноуровневых списков.

Отступы, как первой строки, так и текста одноуровневого списка настраиваются с помощью ползунков линейки либо диалогового окна «Абзац» аналогично настройке отступов абзацев тексте, с той лишь разницей, что отступом первой строки будет отступ для маркера либо номера, если это нумерованный список. Левосторонние и правосторонние отступы для списка действуют аналогично абзацным, справедливы и отрицательные отступы, когда отступ справа либо слева может заходить за границы документа обозначенные серым цветом.

Что же касается настройки междустрочных интервалов для списка, то она ничем не отличается от таковой для обыкновенного абзаца и может быть произведена либо с помощью команд группы «Абзац», либо с помощью диалогового окна «Абзац».

Отдельно стоит обратить внимание на глобальной настройке одноуровневых списков с помощью стилей. Дело в том, что для одноуровневых списков в MSWord зарезервирован стиль «Абзац списка», соответственно все изменения в данном стиле будут влиять на ВСЕ списки, созданные с помощью инструментов «Создание маркированного списка» и «Создание нумерованного списка». Причем эти изменения не ограничиваются настройкой отступов либо интервалов, а позволяют изменить весь спектр параметров доступных с помощью инструмента «Стили».

Нумерованный список
pic4.3.2
Одноуровневый нумерованный список отличается от маркированного одноуровневого лишь тем, что в порядке добавления элементов, нумерация их значений возрастает, что естественно. Плюс появляется возможность задать начальное значение для номера, чего, по понятным причинам, не было в маркированном списке. Диалоговое окно «Задание начального значения» можно вызвать из выпадающего меню «Нумерация» либо из диалогового окна «Определение нового формата номера».

В остальном это то же маркированный список с едва заметным выравниванием номера относительно ползунка отступа первой строки, быстрой возможностью стать маркированным списком, или стать одноуровневым списком с несколькими уровнями.

  1. Работа с многоуровневыми списками (основы)

Видеоверсия

Текстовая версия

В профессиональных текстах использование больше трех уровней во многоуровневом списке не приветствуется. Как правило, подавляющее число списков вообще одноуровневые, а многоуровневые списки редко имеют больше двух уровней. Несмотря на это, автор настоятельно рекомендует использовать именно инструмент создания многоуровневых списков в MS Word даже при построении одноуровневых списков. Возможности по созданию одноуровневых списков, рассмотренные нами в предыдущем вопросе, не использовать при построении профессиональных текстов ни под каким предлогом. Исключением может быть разве только сбитый на скорую руку перечень покупок в продуктовом магазине или подобный список, где нет ни малейших требований к качеству оформления самого текста.

По мнению автора, команды создания одноуровневых маркированных и нумерованных списков в Word оставлены только ради неопытных пользователей, которые пытаются отформатировать текст методом проб и ошибок, нажимая на команды, которые хотя бы отдаленно напоминают желаемый результат. Несмотря на кажущуюся схожесть в инструментах по созданию списков в MSWord между одноуровневыми и многоуровневыми списками лежит просто пропасть различий. Часть функционала работы с многоуровневым списком мы рассмотрим в данном вопросе, а часть в специально отведенном занятии.

Для работы с многоуровневыми списками команда выпадающего меню находится рядом с командами по созданию одноуровневых списков в группе «Абзац» вкладки «Главная». Даже сами выпадающие меню очень похожи.
pic4.4.1
Первое визуальное отличие находится после открытия диалогового окна «Определение нового многоуровневого списка». Здесь есть уже знакомые команды: формат номера, шрифт и выравнивание номера относительно ползунка отступа первой строки.

Что касается новых настроек, то их функционал более интересен.

Во-первых, благодаря команде «Включить номер уровня» появляется возможность создавать сложную нумерацию многоуровневого списка: 2.3, 1.5.6, 2.а.5 и т.д.

Во-вторых, кроме бесполезной возможности выравнивания самого номера относительно ползунка отступа первой строки, появились чрезвычайно полезные функции отступа положения номера и самого текста в списке от левой границы документа. Такие отступы можно настроить индивидуально для каждого уровня списка, а можно задать параметры для всех уровне сразу. В последнем случае индивидуально настраиваются параметры для первого уровня и устанавливается дополнительный отступ для каждого последующего уровня.

И, в-третьих, на чем мы сейчас обратим внимание, появилась возможность выбрать каким будет отступ текста от самого номера: без символа (номер в плотную прилегает к тексту), пробел или знак табуляции (с настройкой позиции табуляции). В силу своего опыта, этот параметр автор рекомендует установить в позиции «пробел», поскольку, когда отступа совсем нет, список выглядит некрасиво, а когда в качестве отступа стоит знак табуляции, то отступы будут неравномерными для номеров с разным количеством знаков, например, в длинном списке расстояние между «1» и «11» будет разным. Если для первого уровня проблема кажется надуманной, то для составного списка, скажем, третьего уровня –вполне реальной. С другой стороны, если заблаговременно правильно предусмотреть количество номеров, можно красиво выровнять текст в своем многоуровневом списке.
pic4.4.2
Кажется, мы рассмотрели исчерпывающее возможности MS Word в области создания многоуровневых списков, однако, мы практически не рассматривали команды правой части диалогового окна «Определение нового многоуровневого списка». На самом деле, та часть материала, что была нами рассмотрена здесь – лишь вершина айсберга функционала многоуровневых списков. Погружение в пучину возможностей многоуровневого списка будет произведено буквально через несколько занятий, сначала нам необходимо детально разобраться с иерархией устройства стилей, а также научится работать со структурированными документами.

Сортировка списка.

Список подразумевает по собой определенного рода упорядочивание, т.е. сортировку, если она не была произведена непосредственно до ввода данных в документ, то MS Word позволяет сделать это после составления списка. Для сортировки элементов списка достаточно воспользоваться соответствующей командой группы «Абзац» и настроить параметры сортировки. Среди последних: тип сортировки (по возрастанию или убыванию), тип данных для сортировки (текст, число либо дата) и непосредственная часть документа, по которой будет осуществляться сортировка (по умолчанию настроено на начало абзаца, однако можно перенастроить на конкретное слово в тексте). Также можно задать очередность сортировки до трех уровней. Ярким примером сортировки может быть сортировка по «ФИО» группы людей.
pic4.4.3
До встречи в следующем занятии.

Практические задания:

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. Задание расписано по пунктам, поэтому выполнение не должно составить большого труда. После выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно.

Задание 1. Работа с настройками абзаца.

  1. Открыть документ, который получился в результате выполнения практических заданий третьего занятия.
  2. Удалить объект WordArt.
  3. Установить курсор в строке «представление ms word 2013» и с помощью инструмента «формат по образцу» отформатировать остальную часть перечня аналогично названию первого занятия.
  4. Установить курсор в любой строке перечня тем и вопросов и, с помощью диалогового окна «Абзац», из вкладки «Главная», настроить отступы после абзаца 0 пт., междустрочный интервал – 1,5, установить отступ для первой строки 1,25 см.
  5. Обновить стиль «Для основного текста» в соответствии с проделанными изменениями.
  6. Сохранить документ для следующего задания.
Посмотреть решение

Задание 2. Работа с одноуровневыми списками.

  1. В документе расставить правильные регистры символов (новое предложение с большой буквы, сокращение MS Word).
  2. Для занятий 2-3 и всех вопросов применить форматирование маркированным списком, а для занятий 4-5 с вопросами применить форматирование нумерованным списком.
  3. С помощью клавиши «Tab» отделить вопросы занятий от тем в отдельные уровни.
  4. В качестве маркера второго уровня маркированного списка установить картинку котика, а в для нумерованного списка выбрать римские цифры.
  5. Для пятой темы в списке задать нумерацию перечня заново. Перед пятой темой увеличить отступ для абзаца. Конечный результат представлен на рисунке.
  6. pic.pr.4.2

Посмотреть решение

Задание 3. Работа со стилями и создание структуры документа.

  1. Открыть документ из предыдущего задания.
  2. Выделить весь текст и очистить его от форматирования.
  3. Первый вопрос первой темы отформатировать стилем «Для основного текста» (в общем перечне это будет вторая строка) и обновить встроенный стиль «Заголовок 2» в соответствии с форматированием данной строки.
  4. Применить форматирование стилем «Заголовок 1» для названий занятий, а стилем «Заголовок 2» для остальных вопросов перечня.
  5. В стиль «Заголовок 2» добавить выделение текста полужирным шрифтом.
  6. Открыть панель навигации и убедиться в том, что структура документа создана.
  7. Сохранить документ под новым именем.
Посмотреть решение

Задание 4. Изменение настроек стилей структуры.

  1. Открыть документ из предыдущего задания.
  2. Выделить весь текст и очистить его от форматирования.
  3. Изменить свойства стиля «Заголовок 1» установив следующие настройки: шрифт Times New Roman 14пт. выравнивание по центру, начинать абзац с новой страницы, отступ перед абзацем – 0, после абзаца 18 пт. В настройках шрифта сделать все буквы прописными.
  4. Изменить свойства стиля «Заголовок 2» установив шрифт Times New Roman 14пт, полужирный, выравнивание по ширине, отступ первой строки 1,25, отступ после абзаца 12 пт.
  5. Сохранить документ под новым именем «Практика тема 4.4».
Посмотреть решение

Проверьте свои знания тестом: