Занятие 9 Защита и предоставление общего доступа

Работая над презентацией совместно с другими сотрудниками системы обмена сообщениями не обойтись, комментарии – отличный вариант такого сообщения. С момента выхода Office 2016 Microsoft часть улучшений была направлена на повышение производительности работы в офисных приложениях группами сотрудников. Все обновления постепенно добавлялись в офисные приложения по подписке Office 356, а кумулятивное накопление было внедрено в Office 2019 (пожизненной лицензии).

А правильное экспортирование презентации в тот формат, который нужен на выступлении, позволит избежать неловких моментов, когда презентация выглядит не так как задумывалось.

Презентация

Скачать презентацию

Навыки 77-429

Название навыка Номер навыка
Управление комментариями 5.2.4
Слияние нескольких презентаций 5.1.1
Использование панели «Рецензирование» 5.2.1
Сравнение версий 5.2.2
Управление изменениями 5.2.3
Шифрование презентации с использованием паролей 5.3.1
Защита изменений 5.3.6
Пометка презентации как окончательной 5.3.3
Обеспечение обратной совместимости 1.4.7
Проверка совместимости 5.3.9
Проверка презентации на возможность использования людьми с ограниченными возможностями 5.3.8
Изменение опций презентации 1.3.4
Удаление метаданных из презентации 5.3.7
Сохранение презентации как XML 1.4.4

Теория:

  1. Работа над презентацией нескольких пользователей

Видеоверсия

Текстовая версия

Комментарий – это примечание, которые вы вставляете на слайд. Это может быть как напоминание самому себе, так и тематическое общение с другими сотрудниками с которыми вы совместно работаете над презентацией. За работу с комментариями, как и во всех программах офисного пакета, отвечает вкладка «Рецензирование».

Вкладка "Рецензирование" PowerPoint в обновленном интерфейсе Office 2019
Вкладка «Рецензирование» PowerPoint в обновленном интерфейсе Office 2019

Команды данной вкладки очень схожи с текстовым процессором MS Word. Пользователю доступна проверка орфографии, работа с тезаурусом, управление примечаниями и сравнение различных версий презентаций. Кроме того, Microsoft постоянно расширяет набор команд рамках подписки Office 365, например, с момента выхода Office 2016 сюда были добавлены команды, облегчающие работу с презентацией для людей с ограниченными возможностями (к примеру, замещающий текст для рисунков). На вкладке «Рецензирование» вынесена команда «Проверка читаемости», которая, собственно, и выполнит упомянутую проверку.

Часть функций используют технологии машинного обучения, например, автоматическое добавление замещающего текста для рисунков и автоматический перевод презентации на другие языки.

Но вернемся к примечаниям, для работы есть отдельная группа, с помощью которой можно создать новое примечание, удалить, перемещаться между добавленными примечаниями. Отобразить примечания можно соответствующей командой, а сами комментарии в области примечаний могут иметь древообразную структуру, т.е. на примечания можно отвечать, последнее полезно при совместной работе.

Отображение комментариев в презентации
Отображение комментариев в презентации

О том, что на данном слайде есть примечания сигнализирует иконка в левом верхнем углу. Если у вас не отображается панель с комментариями, то вызвать ее, можно кликнув по упомянутой иконке, ну, либо по команде «Показать примечания» вкладки «Рецензирование».

Если комментарием много, полезными будут клавиши навигации по комментариям. Они присутствуют как на самой панели, так в группе «Примечания» вкладки «Рецензирование». По сути, все управление (переход, добавление, удаление) комментариями можно осуществить с вышеупомянутой группы.

Когда мы добавляем очередной комментарий, на панели отображается имя пользователя, добавившего его.

Элементы управления комментариями
Элементы управления комментариями

Настроить параметры имени, можно перейдя в закулисное меню> Параметры

Настройка отображения имени пользователя
Настройка отображения имени пользователя

Сравнение и слияние нескольких презентаций

В PowerPoint отсутствует возможности отслеживания изменений, которыми обладает Microsoft Word. Вы можете только получать и отвечать на комментарии пользователей, работающих над презентацией. Если нужно скомбинировать несколько различных вариантов презентации, придется скомбинировать презентации от нескольких рецензентов.

Алгоритм таких действий может и не идеальный, но он следующий:

  1. Готовятся варианты презентации и рассылаются рецензентам
  2. Измененные варианты сравниваются с помощью команды «Сравнить» из вкладки «Рецензирование», далее выбирается новая версия презентации
  3. В панели исправления можно пройтись по исправлениям и принять, либо отклонить их

Один и тот же слайд до и после принятия исправления
Один и тот же слайд до и после принятия исправления

Когда происходит сравнение презентаций становятся активными остальные команды группы «Сравнить» вкладки «Рецензирование»: переход между исправлениями, принятие или отклонение их, также можно принять все исправления сразу как на отдельном слайде, так и в презентации в целом.

Просмотр исправлений в презентации

Не лишним будет упомянуть, что презентации PowerPoint, как и другие офисные документы (Word, Excel) можно сохранить в онлайн хранилище OneDrive. В таком случае над презентацией сможет работать несколько пользователей одновременно. Более того, править презентации можно прямо из окна браузера. В последнем случае, правда, вы не сможете управлять современными эффектами перехода.

К такому варианту редактирования следует прибегать только, если вы доверяете рецензентам, в противном случае, уследить за всеми правками будет проблематично.

  1. Защита презентации

Видеоверсия

Текстовая версия

Варианты защиты презентации идентичные другим популярным продуктам пакета Microsoft Office. Можно установить пароль на открытие презентации, зашифровав ее, а можно просто уведомить пользователя, что перед внесением изменений в презентацию любых правок, необходимо дважды подумать.

Защита презентации паролем

Установка пароля на презентацию означает, что ее содержимое должно быть зашифровано, иначе установленный пароль можно будет удалить в простом текстовом редакторе. Например, в Word и Excel можно ограничивать редактирование без шифрования самого документа, правда и снимается такая защита очень просто.

Для шифрования презентации необходимо перейти в закулисное меню, в пункте «Сведения» воспользоваться командой «Защита презентации»> «Зашифровать с использованием пароля». Далее устанавливаем пароль, повторно вводим его и сохраняем презентацию.

Команда "Защита презентации" меню Файл
Команда «Защита презентации» меню Файл

Теперь, при попытке открыть данную презентацию, будет появляться окно с вводом пароля. То какими должным быть пароли по сложности, как заботиться об их сохранности и как запоминать их, выходит за рамки данного курса.

Установка пароля на презентацию
Установка пароля на презентацию

Для того, чтобы удалить пароль и снять шифрование с презентации достаточно удалить полностью пароль в окне, где вводился пароль на установку защиты.

Пометка презентации как финальной

Есть и более мягкие способы защиты презентации от редактирования, вернее это даже не способы защиты, а просто уведомление других пользователей, что внесение правок в презентацию не желательно.

В том же выпадающем меню «Защита презентации», есть опция «Пометить как окончательный». Это не является полноценной защитой, просто, при попытке внести правки пользователь будет уведомлен о том, что данная версия презентации является окончательной для того, чтобы внести правки, придется снять эту пометку.

Презентация помечена как окончательная
Презентация помечена как окончательная

Еще одна опция, очень похожа на предыдущую «Всегда открывать в режиме только для чтения», по сути, выполняет ту же роль. Презентация будет открываться режиме «Только чтение» и пользователю необходимо будет выполнить команду «Все равно править»

Презентацию рекомендовано открывать только для чтения
Презентацию рекомендовано открывать только для чтения

  1. Подготовка презентации к распространению

Видеоверсия

Текстовая версия

Часто показ презентации осуществляется на отличном компьютере, нежели производилась подготовка. Поэтому, если планируется открывать презентацию в другом месте следует позаботиться о том, чтобы она правильно отобразилась на компьютерах других пользователей.

Среди потенциальных проблем может быть более старая версия PowerPoint, которая не поддерживает те функции, которые заложены в саму презентацию. Возможно, вы не захотите, чтобы персональные данные, которые записываются в свойствах презентации сохранились с вашего домашнего компьютера, особенно актуально, если презентация подготавливалась для другого человека.

Проверка обратной совместимости

В закулисном меню в группе сведения следует выбрать команду «Поиск проблем» и с помощью ее выполнить проверку обратной совместимости.

С помощью закулисного меню Файл можно проверить как презентация будет работать в предыдущих версиях PowerPoint
С помощью закулисного меню Файл можно проверить как презентация будет работать в предыдущих версиях PowerPoint

Чем больше различных эффектов используется, возможно видеовставки, тем «менее совместима» будет ваша презентация с более старыми версиями Office.

Результат проверки совместимости с предыдущими версиями приложения
Результат проверки совместимости с предыдущими версиями приложения

В нашем случае презентация использует диаграмму, а как известно, данные для диаграммы обрабатываться в Excel. По сути, первое предупреждение является уведомлением, что если наши данные выходят за пределы 256 столбцов и 65536 строк (ограничение для excel предыдущего формата) они не будут включены. Наша диаграмма явно меньше, поэтому просто проигнорируем.

Второе сообщение касается объектов SmartArt, они превратятся в рисунки и правки невозможно будет добавить.

Третье уведомление касается разделов презентации, которые мы создали для оглавления. К сожалению, более ранние версии PowerPoint не поддерживают данный функционал.
На самом деле, всего 3 правки превращают интерактивную презентацию в последовательное представление слайдов. И, здесь уже следует задуматься о сохранении в другом формате, например, записать видео (рассмотрим в следующем вопросе).

Проверка читаемости (Accessibility issues)

Команда «Закулисное меню» > «Сведения» > «Поиск проблем» > «Проверка читаемости» позволит проверить смогут ли люди с ограниченными возможностями ознакомиться с содержимым презентации.

Проверка читаемости поможет проверить презентацию на доступность для людей с ограниченными возможностями
Проверка читаемости поможет проверить презентацию на доступность для людей с ограниченными возможностями

Естественно, здесь не идет речь о каких-либо эффектах. Если презентация состоит из текстового материала, то программы, которые озвучивают содержимое легко справятся, а вот к рисункам неплохо было бы добавить замещающий текст, который опишет, что здесь изображено. Microsoft добавила некоторый функционал на основе технологий машинного обучения, который должен добавлять описание к рисункам, но если презентация рассчитана в первую очередь на людей с ограниченными возможностями луче описание добавить самостоятельно.

Результат проверки читаемости. выбор конкретной ошибки позволит ознакомиться с подробностями
Результат проверки читаемости. выбор конкретной ошибки позволит ознакомиться с подробностями

Некоторые элементы презентации можно более детально описать, например, фигуру SmartArt.

Добавление замещающего текста для объекта SmartArt
Добавление замещающего текста для объекта SmartArt

Настройка свойств презентации и работа с метаданными

К свойствам презентации относятся: дата и время создания или последнее изменение, размер файла его атрибуты (например, только для чтения) и т.д. Свойства любого файла и презентация не исключение включают также мета данные, которые еще называются данными о данных. К метаданным относятся: имя автора, или ключевые слова, которые были присвоены данной презентации. На некоторые метаданные вы можете повлиять прямо, например, добавив авторов, изменив темы, категорию или добавив меток (тэгов). На другие параметры можно повлиять косвенно, например, уменьшить размер презентации можно сжав рисунки, или удалив скрытые/ не нужные файлы.

Просмотр метаданных презентации осуществляется на вкладку «Сведения» закулисного меню.

Просмотр метаданных презентации
Просмотр метаданных презентации

Также, пользователь может удалить метаданные презентации, если хочет скрыть автора, или дату создания презентации. Делается это через команду «Поиск проблем» > «Инспектор документов», потом в группе «Свойства документа и персональные данные» выбрать «Удалить все»

Инспектор документов позволит удалить метаданные при необходимости
Инспектор документов позволит удалить метаданные при необходимости

Если нужно изменить сразу несколько свойств документа, то проще всего это сделать вызвав диалоговое окно «Свойства» кликнув по выпадающей команде «Свойства» > «Дополнительные свойства»

Изменение метаданных презентации с помощью дополнительных свойств
Изменение метаданных презентации с помощью дополнительных свойств

  1. Сохранение презентации в различных форматах

Видеоверсия

Текстовая версия

Созданную презентацию не обязательно использовать, демонстрируя слайды на большом экране аудитории (или это может быть не PowerPoint, а другая программа). Соответственно, в зависимости от того, как планируется использовать содержимое, нужно и правильно выбрать формат сохранения презентации. Либо заблаговременное сделать несколько различных форматов. конечно, если ноутбук не с Вами, и вы не можете сделать нужный формат на месте.

Важное отступление! Если вы будете сохранять презентацию в других форматах и демонстрировать зрителям в других программах (например, из пакета Open Office и т.п.) не стоит строить иллюзий, что все современные эффекты будут работать. В большинстве случаев слайды превратятся в статические картинки, а выступающий сможет управлять переходами. Поэтому именно исходя из формата, в котором нужно будет предоставить презентацию следует и начинать создание презентации.

Сохранение в формате XML

XML – Extensible Markup Language (Расширенный язык разметки), позволяющий демонстрировать созданную презентацию на различных компьютерах, операционных системах и приложениях, которые и будут открывать эту презентацию. При выборе данного формата презентации, внешне изменений нет, однако меняется внутренняя структура презентации, способ хранения данных.

PowerPoint поддерживает 2 типа XML: PowerPoint XML презентации (*.xml) и Strict Open XML презентации (*.pptx). Если планируется открывать сохраненную таким образом презентацию в PowerPoint, эффекты должны работать.

Для сохранения презентации в другом формате необходимо перейти в закулисное меню «Файл» > «Сохранить как» > выбрать соответствующий формат из выпадающего списка.

PowerPoint позволяет сохранять слайды презентации в различные форматы
PowerPoint позволяет сохранять слайды презентации в различные форматы

Аналогичный выпадающий список находится и в диалоговом меню сохранения документа, если вы хотите изменить место расположения презентации и кликнули по команде «Обзор».

Сохранение слайдов презентации как рисунки

При выборе одного из форматов картинок (.png, .jpg, .gif, .tif, .bmp). Каждый слайд презентации будет сохранен как отдельная картинка с выбранным форматом. Может быть полезно, если планируется использовать слайды в других приложениях как картинки. При сохранении презентации в формате картинки не обязательно сохранять все слайды презентации, можно сохранить, к примеру только один слайд. К примеру, именно таким образом готовятся титульные картинки для видео на нашем канале.

Отдельно как картинку можно сохранить определенный элемент на слайде, для этого нужно его выделить вызвать контекстное меню и выбрать команду «Сохранить как картинку».

Сохранение презентации в форматах PDF или XPS

Portable Document Format (PDF) и XML Paper Specification (XPS) являются форматами разметки текстовых документов. Отдаленная аналогия – это размещение каждого слайда как картинки в документе Word. однако, указанные форматы являются независимыми от платформы на которой открывается. Это означает, что сохраненная таким образом презентация будет одинаково (должна, по крайней мере) выглядеть и на Windows, и на Mac, и на Linux системах. Боле того, PDF поддерживается даже современными браузерами и мобильными телефонами. Другими словами, Вашу презентацию смогут увидеть пользователи ничего не знающие о существовании PowerPoint.

Естественно, как и в случае с картинками, об эффектах придется забыть. В отличие от картинок вы получите один файл со всеми слайдами, а не отдельный слайд на каждый слайд. При сохранении в указанных форматах пользователю доступны дополнительные настройки, например, можно выбрать количество слайдов к публикации или сохранить как раздаточные материалы (несколько слайдов на странице для экономии бумаги).

Презентацию можно сохранить как раздаточные материалы под выступление
Презентацию можно сохранить как раздаточные материалы под выступление

При таком сохранении фактически осуществляется печать презентации, раньше нужно было устанавливать виртуальный принтер для поддержки PDF, сейчас данная поддержка встроена в офисный пакет, поэтому нужды в установке дополнительного ПО нет.

Сохранение только структуры презентации (RTF формат)

Структура (RTF формат) – это, по сути, текст, который был добавлен в специальные текстовые заполнители, а не просто фигуры. Т.к. распечатается текст, который участвует в структуре презентации. Предварительно посмотреть на будущую текстовку можно просто перейдя в режим структуры презентации.

Пользователю доступна возможность сохранения структуры презентации
Пользователю доступна возможность сохранения структуры презентации

Другой способ

Отправить файл в некоторые форматы, равно как и сохранить в текстовый формат только структуру презентации можно с помощью команды «Экспорт» закулисного меню. С помощью команды «Экспорт» можно сохранить в PDF/XPS формат. А, если перейти в «Экспорт» > «Создать выдачи», можно экспортировать и только структуру в текстовый документ.

Сохранение презентации как PowerPoint шоу (.ppsx)

Сохранение презентации в таком формате будет запускать ее автоматически в режим презентации при двойном клике на презентацию. Однако, такую презентацию пользователь сможет изменить, если запустит отдельно PowerPoint, а потом откроет такое шоу через команду «Открыть».
Данный формат полезен, если презентацию планируется рассылаться, например, потенциальным клиентам и Вы уверены, что они будут ее открывать с помощью PowerPoint.

Сохранение презентации в видео

Очень полезная опция, если в презентации используется много различных эффектов. PowerPoint поддерживает форматы mp4 и wmv. Для сохранения в видео формат лучше воспользоваться командой Экспорта и настроить дополнительные параметры, либо вообще перейти на новую вкладку «Запись» и записать видео оттуда. Если вкладка «Запись» у вас отсутствует, ее можно включить из параметров PowerPoint закулисного меню.

Из вкладки "Запись" можно не только сохранить презентацию в видео формат, но и сделать запись экрана
Из вкладки «Запись» можно не только сохранить презентацию в видео формат, но и сделать запись экрана

Однако, при записи видео следует предусмотреть несколько важных параметров.

Во-первых, смена слайдов, если во время стандартной демонстрации вы самостоятельно можете управлять сменой слайдов, то каждый раз ставить видео на паузу не лучшим так себе затея. Поэтому желательно рассчитать время сколько должен длиться каждый слайд (по умолчанию 5 секунд для слайдов, у которых не настроена смена по времени, чего явно мало).

Второй важный параметр – это сопроводительный текст, если планируете сопровождать голосом без записи, то следует потренироваться, чтобы выступать в унисон презентации. Конечно, говорить под видео не лучшая затея. Зато видео с заранее записанным голосом просто идеально подходит для распространения презентации. В отличие от формата PowerPoint, видео обязательно будет проигрываться, его можно выложить в сети Интернет, или распространить ссылку на онлайн хранилище. В таком формате вы самостоятельно будете контролировать время, которое отведено на каждый слайд, запланированные эффекты проиграются именно, так как запланировано. Презентации в видео формате отлично подойдут для обучающих видео. Но, опять-таки, такой формат подготовить сложнее.

При экспортировании презентации в видео важный параметр - установка времени для слайдов, для которых это время не настроено (переключение только по щелчку мыши)
При экспортировании презентации в видео важный параметр — установка времени для слайдов, для которых это время не настроено (переключение только по щелчку мыши)

Подпись: при создании видео нужно указать стандартное время для слайдов, для которых не настроен переход по времени, выбрать разрешение видео (чем больше расширение, тем лучше качество, но сам ролик будет занимать больше места).

Флэшкарты

Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.

Практика

Для данного занятия пракика не предусмотрена

Тест

Полезное