Занятие 2

Базовые возможности по редактированию

от новичка до профессионала

Подробнее...

Занятие 2. Базовые возможности по редактированию

Презентация

Speaker DeckSlideShare

Второе занятие посвящено изучению основных возможностей программы Word в области редактирования документа. В данном занятии можно будет ознакомиться с представлением документа, изучить инструменты навигации и поиска по документу, также будут затронуты вопросы выделения, замены, вырезки текста, удаления пустых абзацев. В заключении рассмотрено изменение информации о самом документе.

Навыки экзамена Microsoft Office Specialist (77-418):

Название навыка Номер навыка
Изменение представления документа 1.4.1
Демонстрация работы масштабирования 1.4.2
Настройка отображения ленты 1.4.4
Разделение окна 1.4.5
Добавление записей в свойства документа 1.4.6
Поиск текста по документу 1.2.1
Демонстрация возможностей команды «Перейти» 1.2.4
Поиск и замена текста 2.1.2
Копирование и вставка текста 2.1.3
Удаление пустых абзацев 2.1.5
Демонстрация работы инструмента «Поиск и замена» для форматирования текста 2.2.2

Теоретическая часть:

  1. Настройка представления документа

Видеоверсия

Текстовая версия

За представление документа отвечает вкладка «Вид», она разделена на пять групп, из которых, в данном вопросе, будут рассмотрены первые четыре: «Режимы просмотра», «Показ», «Масштаб», «Окно».

Вкладка Вид Word

Вкладка «Вид» в текстовом процессоре MS Word

Прежде чем настроить представление документа, его необходимо открыть. Если производить открытие документа из программы Word, то можно воспользоваться меню на кнопке открытия документа, которое позволяет произвести открытие документа в нескольких режимах.

Word открывает документы

Открытие документов в MS Word

  • Открыть – команда по умолчанию, если открыть документ не из программы Word, а, к примеру, из Проводника, то выполниться именно эта команда.
  • Открыть для чтения – открывает документ в режиме чтения, он создан для более удобного чтения документа с экрана компьютера.
  • Открыть как копию – то же самое, что открыть документ и выполнить на нем команду «Сохранить как…», т.е. если нужно и внести правки в документ, и сохранить первоначальный вариант.
  • Открыть в браузере – можно использовать для документов, сохраненных в формате веб-страницы.
  • Открыть с преобразованием – команда для документов в формате XML.
  • Открыть в режиме защищенного просмотра – открывает документы с отключением активного содержимого в документе, как правило, используется, если нет доверия к источнику происхождения файла, например, если документ скачан из сети Интернет. В роли активного содержимого могут выступать макросы.
  • Открыть и восстановить – позволяет исправить ошибки в документе. Как правило, при серьезных проблемах с открытием, она мало полезна.

Изменение режимов представления документа

Word имеет пять режимов представления:

Режимы представления документов в MS Word

Режимы представления документов в MS Word

  • Режим чтения. В данном режиме увеличивается шрифт, документ легче читать, элементы навигации удобно использовать на сенсорных экранах. Элементы редактирования документа недоступны.
  • Режим разметки. Стандартный режим работы. Документ представлен на экране так, как он будет выглядеть при распечатывании, кроме того доступны все элементы редактирования документа.
  • Веб документ. В данном режиме показано как будет выглядеть документ, в случае сохранения его как веб страницу.
  • Режим структуры. Отображает структуру документа, а также команды для ее редактирования.
  • Черновик. Режим строго для редактирования текста, другие элементы (рисунки, графики, формулы и т.д.) будут скрыты, исключением выступают рисунки из других приложений, которые не нагружают систему. Скрываются элементы, которые снижают производительность системы при редактировании документа: SmartArt, формулы и т.п. Как правило, полезно, если документ большой.

Группа «Показ»

Следующая группа – «Показ», на которой расположены три команды: Линейка, Сетка, Область навигации.

Настройка окна Word

Настройка окна Word

Линейка позволяет контролировать отступы и границы документа, сетка, скорее всего окажется полезной при рисовании фигур в документе, а область навигации отображает структуру документа и позволяет быстро перемещаться между частями документа, которые имеют заголовки в тексте. На второй вкладке отображаются эскизы страниц, а на третьей – результаты поиска, если он осуществлялся в документе.

Панель навигации Word

Панель навигации Word

Управление масштабом документа

Дальше идет группа управления масштабом документа. Масштаб не влияет на распечатываемый документ, а только на представление самого документа на экране. Кому-то нравиться, когда на экране помещается несколько страниц документа, кто-то работает с крупным размером букв.

Масштаб документа Word

Масштаб документа

Управлять масштабом можно с рассматриваемой группы, с элементов интерфейса, которые находятся в правом нижнем углу окна Word, на строке состояния. Кроме того, управлять масштабом документа можно колесиком мыши, если зажать клавишу Ctrl на клавиатуре. Также в группе «Масштаб» находятся дополнительные команды:

  • По ширине страницы – увеличивает масштаб документа, чтобы страница занимала всю полезную площадь экрана.
 Масштаб документа по ширине страницы

Масштаб документа по ширине страницы

  • Несколько страниц – позволяет, при уменьшении масштаба отображать на экране рядом более одной страницы документа.
Масштаб документа несколько страниц

Масштаб документа несколько страниц

  • Одна страница – на экране страницы рядом отображаться не будут даже если установки масштаба это позволяют.
Масштаб документа одна страница

Масштаб документа одна страница

Группа «Окно»

Следующая группа «Окно» позволяет управлять окнами документа в текстовом процессоре Word. В Word есть понятие документа и понятие окна, по умолчанию текстовый процессор открывает документ в одном окне, но можно сделать так, чтобы на один документ смотреть через два или больше окон, именно для этого и предназначены команды группы «Окно».

Управление окнами в Word

Управление окнами в Word

  • Команда «Новое окно» позволяет открыть этот же документ в новом окне. При этом нужно понимать, что это не новый документ, а просто два окна одного, соответственно, если в окнах отобразить одну и ту же часть документа и в одном попытаться произвести редактирование, то изменения сразу же будут отображаться в другом окне.
Документы Word в окне

Документы Word в окне

  • Команда «Упорядочить все» позволяет расположить два или более окон на экране одновременно.
  • Команда «Разделить» делит документ на два окна работы с одним документом независимо один от другого.
  • Команда «Рядом» позволяет расположить рядом два окна (как с разных документом, так и одного) при этом, можно активировать возможность синхронной прокрутки обоих окон (команда «Синхронная прокрутка»).
  • Команда «Восстановить расположение окна» позволяет в один клик разместить два окна рядом так чтобы они занимали одинаковое количество полезной площади экрана.
  • С помощью команды «Перейти в другое окно» выбирается активное окно документа. Переключаться между окнами можно еще с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl+F6.

И последнее на что следует обратить внимание в теме настройки представления документа, – это настройка отображения ленты. Если работать на экранах с большим разрешением, то постоянное ее отображение не мешает работе, но если экран с небольшим разрешением, особенно по вертикали, то имеет смысл скрыть ленту увеличив полезную рабочую площадь для документа. Команды управления отображением ленты находятся в правом верхнем углу, рядом с командами управления окном, и имеют три режима отображения:

  • Автоматически скрывать ленту. Максимально увеличивается рабочая область, скрываются все команды, включая команды панели быстрого доступа. От ленты остаются лишь три точки в правом верхнем углу, щелкнув на которые можно получить доступ к командам ленты.
  • Показывать вкладки. Средний режим по отображению полезной площади документа. Пользователь видит названия вкладок, а также доступны команды из панели быстрого доступа.
  • Всегда показывать вкладки и команды. Максимально отображаются команды ленты, при этом, полезная площадь документа меньше всего.
Настройки ленты Word

Настройки ленты Word

  1. Навигация и поиск по документу

Видеоверсия

Текстовая версия

Эффективная навигация или, другими словами, перемещение, а также быстрый поиск по документу увеличивают свою актуальность с увеличением размеров документа. Для навигации по документу Word располагает несколькими инструментами, рассмотрим их в порядке реальной востребованности в работе.

Навигация по документу с помощью манипулятора мышь осуществляется с использованием колесика мыши, либо с использованием левой кнопки мыши в паре с элементами интерфейса Word. Такими элементами являются полоса прокрутки, ползунок прокрутки и кнопки прокрутки. В Word есть два типа полос прокрутки вертикальная и горизонтальная, мы будем рассматривать вертикальную. По горизонтальной следует лишь сказать, что она аналогична вертикальной, поэтому все вышесказанное в полной мере будет относиться и к ней, а также то, что горизонтальная полоса прокрутки появляется, если документ не помещается на экране в ширину.

Итак, если зажать левую клавишу мыши и потянуть за ползунок прокрутки, то начнется перемещение по документу, при этом, слева появится подсказка со страницей документа, на которую будет осуществлен переход, если отпустить ползунок прокрутки. Клики по кнопкам прокрутки переместят на одну строку вниз, либо вверх, а клики по самой полосе, выше или ниже ползунка, перенесут пользователя на экран вниз, или экран вверх.

Кроме мышки и элементов интерфейса можно осуществлять навигацию по документу с помощью клавиатуры.

Перемещение по документу Word

Перемещение по документу Word

Обязательно следует обратить внимание на команды, которые выполняются следующим сочетанием клавиш: Page up, Page down и Ctrl+Page up, Ctrl+Page down, если первые две осуществляют перемещение по документу на один экран, соответственно количество информации, помещающейся на экране зависит от масштаба, а с зажатой клавишей Ctrl перемещение будет осуществляться на одну страницу вне зависимости от масштаба документа.

Перемещение на страницу выше/ниже

Перемещение на страницу выше/ниже

Область навигации

Область навигации является достаточно функциональным инструментом, которая позволяет быстро перемещаться по документу по заданным критериям. В предыдущем вопросе, при рассмотрении вкладки «Вид», мы косвенно рассматривали область навигации, сейчас же рассмотрим функционал более подробно. Если по вкладкам просмотра структуры и страниц в области навигации добавить нечего, то на вкладке «Результаты поиска» стоит остановиться более детально, т.к. ее возможности несколько шире стандартного поиска по документу и перемещения к найденным фрагментам документа.

Во-первых, в параметрах поиска можно указать дополнительные настройки для поиска, например, учитывать ли регистр символов, или искать слово целиком.

Навигация по документу

Навигация по документу

Во-вторых, следует вернуться к сочетаниям клавиш «Ctrl+Page up» и «Ctrl+page down», их предназначение можно изменить, и делается это с помощью выбора поиска объекта в панели навигации. Если был осуществлен поиск слова либо словосочетания, то переход будет осуществляться по результатам. Также нужно иметь ввиду, что даже если закрыть область навигации и выйти, таким образом, из результатов поиска, нажатие вышеуказанных сочетаний клавиш будет переносить пользователя по результатам поиска, который был осуществлен ранее.

Чтобы вернуть назначение сочетания клавиш «Ctrl+Page up» и «Ctrl+page down» необходимо открыть область навигации, вызвать дополнительные команды и выбрать команду «Перейти…», а уже здесь указать объект перехода, к которому будет осуществлена навигация при нажатии сочетания клавиш «Ctrl+Page up» и «Ctrl+Page down».

Найти и заменить в Word

Найти и заменить в Word

В-третьих, выбрав в дополнительных командах тип объекта, который необходимо найти, например, рисунки либо таблицы, можно быстро посчитать сколько в тексте рисунков, сколько формул, а сколько таблиц. Однако здесь необходимо соблюдать некоторую осторожность, поскольку, если, к примеру, формула в документ будет вставлена в виде рисунка, а не создана в редакторе, то Word ее посчитает за рисунок.

Объекты документа

Объекты документа

И, в-четвертых, расширенный поиск, поможет не только найти необходимые элементы в тексте, но и заменить их на другой текст с предопределенным форматированием, например, можно найти в тексте аббревиатуру и заменить ее расшифровкой, которая выделена полужирным текстом, можно применить стиль форматирования (о стилях будем вести разговор в следующих занятиях). Эта операция выполняется с помощью команды «Формат» в диалоговом окне «Найти и заменить».

Замена текста в Word

Замена текста в Word

Также с помощью данного инструмента можно удалить лишние знаки в тексте. Интересный материал по работе расширенного поиска находится здесь.

Последнее, на чем в данном вопросе следует остановиться, это как быстро вернуться в предыдущее место редактирования документа. Делается это с помощью быстрого сочетания клавиш «Shift+F5», причем не важно насколько большой объем текста был введен в новом месте редактирования, важно только место, где были внесены правки до этого. К примеру, если открыть документ в 500 страниц, добавить рисунок на 52-й странице, удалить абзац на 134-й, заменить слово на 435-й и применить стиль выделения на 234, то с помощью сочетания «Shift+F5» можно перемещаться между местами внесения правок в порядке их внесения в документ.

На этом все, до встречи в следующем вопросе занятия.

  1. Выделение, замена, вырезка текста, удаление пустых абзацев

Видеоверсия

Текстовая версия

Перед осуществлением любых операций с текстом необходимо уметь его выделить. Способов выделения текста в Word существует достаточное количество, рассмотрим их.

Способы выделения текста в Word

Способы выделения текста в Word

Также, для выделения текста, можно использовать команды ленты, которые находятся на вкладке «Главная», группа «Редактирование». Особо хочется выделить команду «Выделить все фрагменты с одинаковым форматированием», которая, собственно, и выделяет фрагменты документа, которые отформатированы аналогично тому участку, на котором находится курсор.

Выделение текста на ленте Word

Выделение текста на ленте Word

Что касается выделения с помощью клавиатуры, то сочетание клавиш очень похоже на клавиши навигации по документу, с той лишь разницей, что к комбинации добавляется клавиша Shift, за исключением тех вариантов, которые не имеют аналогов в навигации, например, выделение всего текста с помощью сочетания «Ctrl+A».

После выделения фрагмента текста с ним, как правило, производят определенные операции. Какие это могут быть операции? Во-первых, скопировать выделенный фрагмент, также текст можно вырезать, или просто удалить. Операции копирования и вырезки текста приводят нас к использованию буфера обмена в документе. Вызов буфера обмена осуществляется из одноименной группы, вкладки «Главная», также там присутствуют команды копирования и вырезки текста.

Использование буфера обмена в Word

Использование буфера обмена в Word

Для копирования, вырезки, вставки текста есть распространенные сочетания клавиш: Ctrl+C – копирование, Ctrl+X – вырезка, Ctrl+V – вставка текста. Кроме всего прочего, Word при копировании, либо перемещении фрагментов текста может копировать и их форматирование, либо наоборот – копировать текст без форматирования.

Параметры вставки

Параметры вставки

При вставке фрагмента можно: сохранить исходное форматирование, объединить форматирование, использовать стили конечного фрагмента, либо сохранить только текст.

Произвести копирование либо вырезку текста можно произвести и с помощью мыши, что бывает удобно, если операция выполняется в пределах одного экрана. Так, если на выделенном фрагменте текста зажать левую клавишу мыши, то этот фрагмент можно перетянуть в другое место документа либо в другой документ, другими словами, полная аналогия сочетания Ctrl+X, Ctrl+V, а если произвести ту же операцию с перетягиванием, но с зажатой клавишей Ctrl, то фрагмент текста будет скопирован. Что касается использования мыши для перетаскивания текста, то эту опцию можно отключить в настройках Word по адресу: «Файл/Параметры/Дополнительно/Разрешить перетаскивание текста».

Разрешение перетаскивания методом Drag and Drop

Разрешение перетаскивания методом Drag and Drop

Последнее на чем остановимся в данном вопросе, – это нахождение пустых абзацев в документе. Это делается с помощью команды отображение непечатаемых символов. Если говорить о правилах составления документа в Word, то для отделения одного абзаца от другого не следует использовать пустые абзацы, Word имеет достаточно инструментов, чтобы не пользоваться таким примитивным методом, но, как показывает практика, иногда разделение текста пустыми абзацами целесообразно с точки зрения экономии времени.

Включение непечатаемых символов в Word

Включение непечатаемых символов в Word

  1. Изменение информации о документе

Видеоверсия

Текстовая версия

Кроме информации, которая находится в самом документе, сам документ обладает определенной информацией о себе, эта информация находится в свойствах документа. К свойствам документа можно добраться нажав на вкладку «Файл», часть информации выведена в информационном окне, к остальной можно добраться вызвав дополнительные свойства документа.

Свойства документа

Свойства документа

Заполненные поля из свойств документа носят не только информационный характер, их можно использовать и в самом документе, например, при создании титульных страниц. Детальную работу с полями, а также создание титульных страниц будет рассмотрено в соответствующей теме.

Практические задания:

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. Задание расписано по пунктам, поэтому выполнение не должно составить большого труда. После выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно.

Задание 1. Режимы отображения ленты и масштабирование документа.

  1. Необходимо настроить представленный в задании документ таким образом, чтобы на экране помещалось две страницы целиком.
  2. Ссылка на документ

  3. Ленту перевести в режим отображения только вкладок.
Посмотреть решение

Задание 2. Добавление записей в свойства документа.

  1. Открыть документ из предыдущего задания и в его свойства, используя вкладку «Файл» добавить: название документа: «Документ для практических заданий».
  2. Открыть дополнительные свойства и добавить тему: «Базовые возможности по редактированию в Word 2013».
  3. Открыть область сведений о документе и добавить ключевые слова: «ms word, редактирование».
Посмотреть решение

Задание 3. Работа с панелью навигации.

  1. В представленном документе перейти на 15-ю страницу с помощью панели навигации.
  2. С помощью инструмента «Поиск и замена» произвести замену всех сокращений «ФМ» на «финансового мониторинга» (только до конца документа, всего 2 замены), при этом, новая фраза должна быть отформатирована полужирным шрифтом
Посмотреть решение

Задание 4. Копирование и вставка текста, удаление пустых абзацев.

  1. На последней странице документа из предыдущего задания добавить такое количество пустых строк, чтобы появилась дополнительная страница.
  2. Скопировать на последнюю страницу документа абзац перед выводами, копирование произвести с сохранением только текста.
  3. Создать новый пустой документ и в него тоже скопировать данный абзац в режиме сохранения только текста. Посмотреть на разницу оформления данного абзаца в первом и во втором случае.
  4. Перейти в первоначальный документ, включить команду отображения непечатаемых символов, разделить окно. В верхнем окне выбрать участок отображения документа где заканчиваются выводы, а в нижнем удалить все пустые абзацы с предпоследней страницы.
Посмотреть решение

Проверьте свои знания тестом: