Занятие 1

Представление Excel

MS Excel от новичка до профессионала

Подробнее...

Занятие 1 Представление Excel

Презентация

Speaker DeckSlideShare

В первом занятии курса рассмотрены вопросы: предназначение табличного процессора Excel, первый запуск и начало работы, принятые условные обозначения, справочная информация в Excel.

Навыки экзамена Microsoft Office Specialist (77-420):

Название навыка Номер навыка
Настройка панели быстрого доступа 1.4.3

Теоретическая часть:

  1. Предназначение табличного процессора

Видеоверсия

Текстовая версия

Табличный процессор Microsoft Excel предоставляет пользователю широкие возможности в области анализа данных, моделирования, прогнозирования, совершения различного рода расчетов и, даже, написания программ в среде Excel с целью автоматизации этих же расчетов.

Табличный процессор найдет свое применение как при простом учете домашних финансов, так и в составлении сложных бизнес отчетов с автоматически обновляемыми данными.

шаблон бюджета в Excel

Пример расчета простого месячного бюджета

Excel отлично подойдет для добавления простой диаграммы в курсовую работу и станет незаменимым помощником для наглядной демонстрации развития бизнеса. Данная программа является главным инструментом финансового аналитика.

пример отчета Power BI

Пример отчета Power BI

Однако, широкую популярность Excel снискал не только за свои возможности, но и за простоту их использования. Более того, Microsoft унифицировала интерфейс офисных приложений (Word, Excel, PowerPoint) поэтому, освоив одну из программ, некоторые инструменты в остальных программах пакета будут знакомыми.

Microsoft Excel своего рода конструктор, в котором легко разобраться и собрать свой первый маленький шедевр, а по мере накопления опыта, строить все более сложные модели и, главное, автоматизировать вычисления.

  1. Первый запуск и начало работы в Excel

Видеоверсия

Текстовая версия

Предполагается, что на компьютере пользователя уже установлен пакет офисных программ от Microsoft. Запустить Excel можно несколькими способами:

  1. Используя меню «Пуск», найти табличный процессор в установленных приложениях.
  2. меню пуск Windows 10

    В зависимости от операционной системы, меню пуск может отличаться (на рисунке Windows 10).

  3. Вызвать контекстное меню на «Рабочем столе» либо в «Проводнике» и выбрать Создать/ Лист Microsoft Excel, а потом открыть данный файл.
  4. Создание новой книги с помощью контекстного меню

    Создание новой книги с помощью контекстного меню

  5. Если вы часто планируете пользоваться Excel, то хорошим решением будет закрепить приложение на «Панели задач», либо начальном экране меню «Пуск».
  6. Excel закреплен на панели задач

    Excel закреплен на панели задач

Есть и другие способы запуска Excel, как и любого другого приложения в операционной системе Windows.

По умолчанию Microsoft Excel «встречает» пользователя начальным экраном, где можно создать пустой документ, или выбрать один из предложенных шаблонов (о шаблонах поговорим позже)

Стартовый экран Excel

Стартовый экран Excel

В левой части экрана вы будете наблюдать последние документы, которые открывались в Excel.

После создания нового документа, пользователя встречает уже привычный ленточный интерфейс и первый лист рабочей книги.

Пустое рабочее пространство Excel

Пустое рабочее пространство Excel

Документ Excel называется «Рабочей книгой» или просто «Книгой». Книга состоит из листов, по умолчанию пользователю доступен один лист сразу после создания книги. Стартовое количество листов, которое будет доступно пользователю, при создании новой книги можно настроить, но, как правило, никто не ищет этот параметр, т.к. создать новый лист очень просто, достаточно кликнуть по плюсику справа от существующего листа. Каждый лист состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. Именно с ячейками и производятся все основные операции в табличном процессоре Excel, но об это несколько позже.

Все операции над данными в Excel производится с помощью команд, которые объединены в группы, а группы находятся во вкладках. Каждая команда снабжена небольшой подсказкой, чтобы ее увидеть, достаточно задержать курсор мышки на пару секунд. Если какие-то команды используются чаще остальных, то имеет смысл их вынести на «Панель быстрого доступа», которая находится в верхней части окна приложения.

Управление панелью быстрого доступа

Управление панелью быстрого доступа

Щелчок по треугольнику позволяет выбрать дополнительные команды из предложенных, либо, выбрав пункт «Другие команды…», выбрать из всех доступных команд Excel.

Настройка панели быстрого доступа

Настройка панели быстрого доступа

По умолчанию, Панель быстрого доступа содержит команды: Сохранить, Отменить и Вернуть (действие на шаг вперед), не убирайте команды Отменить и Вернуть, т.к. они не доступны из ленты интерфейса, правда, всегда можно воспользоваться горячими сочетаниями клавиш.

Изображение панели быстрого доступа

Изображение панели быстрого доступа

Навигация по ленте интерфейса

Давайте более подробно взглянем на ленту интерфейса, как уже упоминалось, команды на вкладках ленты собраны в группы. Добраться до определенной команды можно с помощью мышки, просто последовательно кликнув на имя вкладки, а потом на интересующую команду, либо с помощью клавиатуры, нажав левый Alt, можно вызвать подсказки клавиш (или «Клавиши-подсказки»).

Отображение клавиш-подсказок для выбора вкладки

Отображение клавиш-подсказок для выбора вкладки

Если выбрать нужную вкладку, то Excel перейдет на нее и покажет дополнительные клавиши-подсказки уже для выбора целевой команды.

Подсветка команд с помощью клавиш-подсказок

Иногда подсказки клавиш (Keytips) называют еще горячими клавишами, однако, в справке Excel они называются именно подсказками клавиш, это может быть важно, если вы планируете сдавать сертификационный экзамен.

Называть клавиши-подсказки «горячими сочетаниями» неправильно

Команды собраны в группы на вкладках ленты по функциональному признаку, например, группа «Шрифт» содержит команды редактирования шрифта, его размера, цвета и т.д. Некоторые команды могут иметь дополнительные опции их использования, в этом случае, возле них есть небольшой треугольник, который сигнализирует, что, вызвав выпадающее меню, можно сделать тонкую настройку команды. К примеру, выбрать цвет заливки или самого текста.

Команда заливки на ленте Excel

Команда заливки на ленте Excel

Кроме того, некоторые группы имеют в правом нижнем углу треугольник со стрелкой, нажатие на который вызовет диалоговое окно, которое позволяет получить больше настроек.

Вызов диалогового окна с большим количеством настроек

Закулисное меню «Файл» (или представление Backstage)

Несколько особняком на ленте интерфейса выглядит вкладка «Файл», он выглядит, как и другие вкладки ленты, но работает по-другому. Щелчком по вкладке пользователь попадает в, так называемое, представление Backstage, посредством которого можно настроить параметры табличного процессора.

Представление Backstage с активным пунктом меню Открыть

Представление Backstage с активным пунктом меню Открыть

Представление Backstage открывается с разными активными пунктами, в зависимости от текущей книги, если книга пустая, то представление Backstage откроется на команде открыть, если же в лист книги что-то было введено, то по нажатию на вкладку «Файл» откроется представление Backstage на команде Сведения.

Представление Backstage с активным пунктом меню Сведения

Представление Backstage с активным пунктом меню Сведения

Знакомство с возможностями представления Backstage будет производится по мере изучения данного курса.

  1. Принятые условные обозначения

Видеоверсия

Текстовая версия

По мере изучения материала курса мы будем пользоваться определенными терминами, которые касаются Excel. Пояснение некоторым из них будет даваться в соответствующем разделе, а сейчас рассмотрим только те, которые необходимо знать до начала изучения табличного процессора Excel.

Табличный процессор (табличный процессор Excel) – это программа, предназначенная для работы с электронными таблицами. Часто можно встретить другое название «электронные таблицы (электронные таблицы Excel)», несмотря на то, что подразумевается одна и та же программа, правильно называть именно табличный процессор. Такого определения будем придерживаться и мы в данном курсе.

Рабочая книга (книга) – файл программы Excel.

Рабочий лист (лист) – отдельная страница в книге Excel, именно с листов и состоит книга.

Лента (лента вкладок) – верхнее меню программы.

Вкладка – конкретный раздел ленты на котором собраны команды.

Группа – собрание команд по функциональному признаку на вкладке ленты.

Команда – конкретное действие, которое будет выполнять Excel в ответ на действия пользователя. Например, если пользователь нажмет на выделение полужирным, то Excel сделает выделенный текст полужирным.

Инструмент – определенная команда (или команды) табличного процессора, которые выполняют определенную функцию, например, инструмент «Формат по образцу» копирует формат из одной части листа и применяет его на другой, или инструмент «Поиск решения» – решает задачу оптимизации на основе определенного алгоритма.

OneDrive – облачное хранилище от компании Microsoft, 1 Тбайт информации получают пользователи вместе с подпиской на Office 365. Без подписки, бесплатно изначально пользователям доступно 15 Гбайт.

Интерфейс – в широком понимании, технология взаимодействия, например, современные флешки взаимодействуют с компьютером посредством интерфейса USB, что касается программ, и Excel в частности, то интерфейсом называются все визуальные элементы программы (вкладки, меню, диалоговые окна, команды на ленте и т.д.)

  1. Справочная информация в Excel

Видеоверсия

Текстовая версия

Справочная система табличного процессора достаточно богата на информацию, особенно, если рабочий компьютер подключен к сети Интернет, в этом случае поиск необходимой информации будет выполнятся не только на компьютере пользователя, но и из сети. К сожалению, большинство полезной информации представлено на английском языке.

Для того чтобы воспользоваться справочной системой в Excel пользователю достаточно нажать функциональную клавишу на клавиатуре «F1». Следует отметить, что данная клавиша зарезервирована под вызов справки во многих приложениях, поэтому ее следует запомнить.

Справка в Excel

Окно справки в Excel

Если у вас версия Excel не 2016, а, к примеру, 2013, то в правом углу, рядом с командами Свернуть, Развернуть, Закрыть есть еще команда запуска справки.

Кроме того, команду «Справка» можно вывести на Панель быстрого доступа, она находится в разделе «Команды не на ленте».

Вывод справки на панель быстрого доступа

Вывод справки на панель быстрого доступа

Функция TellMe (Что вы хотите сделать)

В 2016 й версии Microsoft Office появился дополнительный функционал, который можно отнести к справке, функция «Tell me» находится на уровне вкладок ленты справа и будет полезна именно для новичков. Суть работы заключается в том, что пользователь вводит то, что он хочет сделать, а программа сама пытается подобрать нужную функцию.

Функция TellMe

Использование функции TellMe

Если нужная функция не была подобрана, либо была подобрана неправильно, можно перефразировать поиск либо поискать ответ в справке, либо Интеллектуальном поиске.

Особенностью работы данной функции является то, что не нужно в точно вводить название функции, достаточно ввести то, что вы хотите сделать, например, если начать вводить «сделать автофильтр», то Excel корректно предложит функцию сортировки и фильтра.

Второй особенность является то, что нужной функцией можно воспользоваться прямо из окна «TellMe», т.е. своего рода портал через который доступны все функции Excel, главное уметь их вызвать.

Интеллектуальный поиск (Insights)

Функция «Интеллектуального поиска» в Office 2016 (кроме Excel она доступна в Word и PowerPoint) позволяет осуществлять поиск информации о выделенном фрагменте прямо в окне документа, с использованием поисковой системы «Bing».

Функция интеллектуального поиска

Пример использования интеллектуального поиска в Excel 2016

Интеллектуальный поиск доступен из вкладки «Рецензирование» либо прямо из окна функции TellMe.

Многофункциональный справочник Excel

Большинство вопросов, которые адресуются Excel касаются функций (о функциях и формулах будет вести речь чуть позже). Кроме того, в разных языковых пакетах Excel эти функции имеют разное название, например, функция СУММ в англоязычной версии называется SUM.

Все функции Excel на русском и английском языке собраны в многофункциональном справочнике на нашем сайте по адресу: //msoffice-prowork.com/spravka-ms-excel/

Многофункциональный справочник Excel

Справочник по функциям Excel с примерами

Здесь можно не просто найти функцию на английском языке и посмотреть аналог на русском, или наоборот, посмотреть, как та или иная функция на русском называется на английском, но и посмотреть справку с интерактивным примером, видеоуроками, задачами. В случае, если остались вопросы, задать их можно прямо в комментариях к нужной функции.

Быстрое повторение материала:

Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.

Практические задания:

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки


Задание 1. Создание новой книги Excel

  1. Создайте новую книгу просто запустив Excel и выбрав Пустая книга на начальном экране. После просто закройте Excel.
  2. Создайте на рабочем столе папку с названием «Курс MS Excel от новичка до профессионала» и создайте там новую книгу Excel с помощью контекстного меню.
  3. Оставьте книгу открытой для выполнения следующего задания.
Посмотреть решение


Задание 2. Навигация по ленте интерфейса

  1. После создания новой книги, с помощью мыши последовательно пройдитесь по вкладкам ленты.
  2. В первую ячейку введите текст: «Я изучаю Excel», завершите ввод нажатием клавиши Enter.
  3. Поставьте каретку выделения ячейки на введенный текст и сделайте его полужирным не используя мышку, а только с помощью подсказок клавиш:
    1. Выполните последовательное нажатие клавиш: Alt, Я, 1.
  4. Введите текст «Я изучаю Excel» в ячейку D1. С помощью подсказок клавиш сделайте текст курсивом, а затем отформатируйте текст в ячейке по центру:
    1. Выполните последовательное нажатие клавиш: Alt, Я, 2.
    2. Выполните последовательное нажатие клавиш: Alt, Я, 1.
  5. Сохраните книгу под именем: «Задание 1 выполнено».
Посмотреть решение

Задание 3. Знакомство с функцией Excel

  1. Перейдите на страницу многофункционального справочника: //msoffice-prowork.com/spravka-ms-excel/ в окне поиска функций введите: «СУММ».
  2. С помощью переключателя перейдите на английский язык и посмотрите, как данная функция называется на английском.
  3. Щелкните по найденной функции и ознакомьтесь с ее описанием, а также примером использования.
  4. В меню справочника вызовите фильтр по группам функций (кнопка в виде меню справа от окна ввода функции). Попереключайтесь по группам функций.
Посмотреть решение

Проверьте свои знания тестом:

Полезные ссылки по теме: