Як упоратися з поштою в Outlook швидше: Copilot крок за кроком

Copilot у Microsoft Outlook бере на себе рутину: готує чернетки, резюмує довгі обговорення, переписує тон повідомлень і допомагає з підготовкою до нарад. За даними MyExcelOnline, доступні можливості залежать від вашого облікового запису та підписки.

Почати роботу з Copilot в Outlook

1. Увійдіть у Microsoft Outlook під своїм обліковим записом.
2. Відкрийте вкладку Головна (Home) на стрічці.
3. Натисніть кнопку Copilot, щоб відкрити панель помічника.
4. У панелі Copilot введіть свій запит (мова залежить від підтримки вашого клієнта) і запустіть його (натиснувши Enter або відповідну кнопку).

Створити чернетку листа за підказкою

1. Перейдіть на вкладку Головна (Home) і натисніть Copilot.
2. Сформулюйте інструкцію, вказавши мету листа й бажаний тон.
3. Скористайтеся прикладом запиту: «Склади лист клієнтові з проханням оплатити рахунок, який прострочено на 10 днів. Тон — ввічливий і професійний».
4. Перегляньте чернетку, яку запропонує Copilot, і за потреби відредагуйте перед надсиланням.

Зробити стислий підсумок довгого ланцюжка листів

1. Відкрийте потрібний ланцюжок листів у Outlook.
2. Натисніть Copilot на вкладці Головна (Home).
3. Уведіть запит на підсумок, наприклад: «Підсумуй цей ланцюжок листів і виділи головні пункти».
4. Перечитайте згенерований підсумок, щоб швидко зорієнтуватися без детального перегляду всіх повідомлень.

Переписати й покращити вже підготовлений лист

1. Відкрийте свій чернетковий лист у Outlook.
2. Запустіть Copilot з вкладки Головна (Home).
3. Попросіть змінити стиль або довжину, наприклад: «Зроби цей лист коротшим і більш професійним» або «Перепиши у ввічливому тоні».
4. Порівняйте варіант Copilot зі своїм і лишіть формулювання, що відповідають ситуації та політикам компанії.

Підготуватися до зустрічі

1. Відкрийте Outlook і знайдіть пов’язані з нарадою листи.
2. Відкрийте Copilot.
3. Сформулюйте запит, наприклад: «Підготуй короткий огляд листування щодо зустрічі з клієнтом Х та запропонуй порядок денний на 30 хвилин».
4. Використайте підсумок і пропозиції до порядку денного для підготовки та комунікації з учасниками.

Корисні підказки для запитів до Copilot

• Уточнюйте мету і тон: «інформативно», «нейтрально», «ввічливо й професійно».
• Додавайте деталі: терміни, ключові факти, кому адресовано лист.
• Просіть про структуру: «Зроби список наступних кроків», «Виділи основні рішення та відкриті питання».

Приклади запитів

• «Склади лист клієнтові з проханням оплатити рахунок, прострочений на 10 днів. Тон — ввічливий і професійний».
• «Підсумуй цей ланцюжок листів і виділи головні пункти».
• «Перепиши мій текст коротше й у нейтральному тоні, збережи технічні деталі».
• «Підготуй порядок денний зустрічі на 30 хвилин за темою оновлення проєкту, додай 3 питання для обговорення».

Переваги та обмеження

• Copilot допомагає швидко готувати чернетки й стисло опрацьовувати довгі обговорення.
• Може запропонувати ясніше формулювання і доречний тон для різних аудиторій.
• За даними MyExcelOnline, доступні можливості залежать від вашого облікового запису та підписки.
• Завжди перечитуйте чернетки Copilot перед надсиланням, щоб перевірити факти і відповідність політикам компанії.

Фото: MyExcelOnline

Джерела

• MyExcelOnline: Copilot in Outlook: How to Manage Email Faster and Stay Productive