Плохие советы по работе в MS Word

Текстовый процессор MS Word имеет достаточно низкий начальный порог входа, т.е. начать работу сможет и ребенок. Открыл программу – создал документ, проще простого. Набрал текст с клавиатуры, ткнул мышкой по пиктограмме выделения полужирным – ты уже редактор; добавил рисунок, и воспользовался командой с вкладки "Вставка" или любой другой, отличной от "Главная" – эксперт по работе и можешь начинать учить других начинающих пользователей, которым только предстоит пройти твой, такой тяжелый и тернистый в освоении программы, путь.

Вот так появляются горе-инструктора, которые, найдя для себя новую функцию, начинают обучать пользоваться ею других пользователей, нередко такие "обучения" сопровождаются фразами: "Word делает своими хитрыми алгоритмами", "Не знаю почему так, просто делайте" и т.п.

Говоря о качестве того или иного материала, следует отметить, что существует огромное количество факторов оценки, отдельного совета или курса целиком, включая, такие, относительно необъективные показатели, как манера речи, последовательность изложения и т.п.

И, если приведенные выше показатели достаточно сложно оценить объективно, на вкус и цвет, как говорится, кому-то нравится разжевывание, кто-то терпеть не может дефекты речи и т.д. , то откровенно вредные советы можно и нужно критиковать.

Для несогласных товарищей, которые возразят фразой: "Если это можно сделать в Word, значит совет правильный", приведем аналогию с покраской забора.

Вам нужно покрасить забор площадью 30 квадратных метров, но в качестве инструмента выдают кисточку для рисования в обыкновенном альбоме. Можно ли покрасить такую площадь кисточкой? В принципе, можно, но будет ли это правильно, или лучше взять соответствующий инструмент? Очевидно, что кисточку для рисования в альбоме лучше не использовать.

Вернемся к вредным советам в текстовом процессоре MS Word.

Совет 1. Выравнивание или отступы текста с помощью пробелов.

Самое вредное, что можно увидеть при работе в Word. На памяти видео по оформлению титульной страницы, где автор таким образом выравнивал название реферата. Нельзя не отметить, что сейчас такие пользователи редкость, хотя встречаются.

Почему вредно: очень сложно добиться точного выравнивания для нескольких объектов. Если текст будет скопирован, например, в таблицу, то выравнивание нужно будет поменять. Если нужно будет изменить отступ/выравнивание для нескольких объектов, то это головная боль огромного масштаба. Это просто глупо, есть много более быстрых и гибких способов.

MS Word имеет достаточно средств для создания абсолютно любого отступа и выравнивания текста. Два подряд стоящих пробела в документах не приемлемо, более того, текстовый процессор сам подчеркнет два подряд стоящих пробела.

Решение: для создания выравнивания/отступов используются настройки абзацев, либо табуляция.

Совет 2. Начало новой страницы в документе с помощью создания пустых строк.

Совет и рекомендация неправильная, как и предыдущая, но, если существует необходимость, что называется по-быстрому, отделить страницу и сразу же послать документ на печать, а дальнейшая работа с документом не планируется, тогда все-равно, зайдите на вкладку "Макет" и вставьте разрыв страницы, или, еще быстрее, просто нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter, которое вставит следующую страницу.

Почему вредно: При добавлении дополнительных строк текста в документ выше, нижняя часть тоже сдвинется.

Решение: пользоваться разрывами страниц в документе. Инструмент чрезвычайно полезный и определенно пригодится.

Совет 3. При форматировании документа использовать инструменты групп "Шрифт" и "Абзац" вкладки "Главная".

Имеются ввиду команды, которые доступны в настройках стиля абзаца, т.е. отображение непечатаемых символов, сортировку или очистку форматирования использовать можно. Лакмусовая бумажка того, понимает ли человек что-либо в работе с текстовым процессором MS Word или находится на уровне школьника, которому показали, как создать документ. Самое печально, что сейчас очень много различных "туториалов" где "инструктора" пользуются командами из вышеобозначенных групп при оформлении достаточно масштабных документов.

Пользоваться такими командами можно, если есть необходимость быстренько набрать документ, распечатать и забыть и то, если это делается не на своем компьютере, т.к. и для таких случаев должны быть заготовлены стили.

Почему вредно: любое дальнейшее внесение изменение в уже готовый документ повлечет за собой титанический труд, что особенно печально, учитывая тот факт, что внесение подобного рода изменений можно делать в пару кликов, пользуясь стилями.

Решение: использовать стили абзаца при оформлении текста, позволит форматировать текст намного быстрее, а, в случае, если необходимо будет внести изменения в форматирование, то выигрыш по времени будет просто феноменальный.

Зачем Microsoft оставила на таком видно месте инструментарий, который, при оформлении больших документов использовать просто вредно. На самом деле ответ очевиден, он заключается в массовости продукта, MS Word – программа для всех, просто кто-то умеет ее использовать, а кто-то думает, что умеет. Если бы настройки текста можно было бы делать только через стили абзаца, то не было бы такой большой популярности, ведь, если распечатать текст, то не заметно как он был оформлен или сколько времени было потрачено на его оформление.

Совет 4. Не принимать всерьез советы, опубликованные не в специализированных изданиях.

На самом деле, вредные советы можно еще перечислять и перечислять, однако, всю эту категорию объединяет то, что в ленте статей рядом с советами работы в текстовом процессоре MS Word или табличном процессоре MS Excel идут "правильные" рекомендации накачки мышц, похудания, делового этикета, популярных видеороликов абсолютно разной направленности и тому подобные "хаки".

Да именно в этом журнале, были замечены рекомендации "печатайте текст" где угодно, когда пользователь может двойным кликом установить курсор в любом месте рабочего листа и начать там набирать текст, вы представляете себе такой документ, я с трудом. Еще один "супернезаменимый хак" – "вставляйте видео с youtube" в документы, распечатанные на цветном лазерном принтере документы с видео внутри будут особенно хорошо смотреться. Главное не забыть распечатать кнопку начала проигрывания.

Конечно, есть и хорошие советы, но общая картина такова, что автор материала впервые открыл Word судорожно покликал мышкой по элементам интерфейса, и выдал результат за неизвестный широкому кругу функционал Word.

На этом, что касается плохих советов, все.