Шаблон в MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

шаблоны ms wordШаблон достаточно распространенное понятие во всех сферах жизни. Очень часто, например, можно услышать, что чьи-то действия шаблонны, т.е. в этих действиях нет ничего нового, они подчинены определенными правилами. Есть шаблоны поведения в определенном обществе, например, посещение отдельных мероприятий только в костюме. Вся жизнь полна определенных шаблонов.

Вывод записей на сайт осуществляется с помощью шаблонов, заполнение заявлений, договоров и прочих документов более простое, если для этого предусмотрена соответствующая форма.

Если приблизится конкретно к пакету MS Word, то все документы создаются на основе шаблона. Даже если просто запускаем первый раз программу и видим простой документ, то вне сомнения он создан на основе шаблона по умолчанию – normal.dotx.

Как, ведь там нет никакой формы, просто пустой лист? Верно, но ведь заявление можно написать по установленной форме, а можно тоже на пустом листе бумаги формата А4 – что это, если не шаблон? Тоже самое и с MS Word пустой лист уже содержит определенные настройки (размер листа, перечень встроенных стилей и т.д.). Шаблон – это не обязательно поля и формы, которые необходимо заполнять.

Итак, как же можно определить шаблон в пакете MS Word?

Скорее всего – это подготовленный (заранее сохраненный) набор параметров документа, созданный для ускорения процесса работы с документом.

Часто у пользователей словосочетание «шаблон в MS Word» ассоциируется с кучей подготовленных форм в документе как минимум, а еще лучше дополнительные макросы, которые делают такой документ еще и интерактивным. Возможно, определенную роль в этом сыграла и сама компания Microsoft, предлагая, при запуске MS Word, перечень подготовленных шаблонов календарей, поздравительных открыток, приглашений на любой вкус, отчетов, брошюр и много чего еще, причем, естественно, не в единственном экземпляре.

Не знаю, как у читателей данного материала, а автору где-то за 15 лет общения с Microsoft Word такие шаблоны не пригодились. Хотя, следует признать, что каких-то специфичных задач (вроде изготовления календарей) также не выполнялось.

Однако, все-же есть предположение, что потребность в шаблонах была и она сейчас достаточно высока, только не в красочных картинках. Интересными будут шаблоны стандартных договоров купли-продажи (естественно, согласно законодательству определенной страны), бизнес-планы, договора аренды и т.д.

Действительно, некоторые компании предлагают шаблоны на все случаи жизни, естественно не бесплатно. Такие себе Business-in-Box – шаблоны на все случаи жизни.

Что же из себя представляет шаблон в MS Word. Если смотреть с точки зрения обычного пользователя и не вдаваться в определения, то шаблон на самом деле –это обычный документ. Более того можно просто брать заранее созданный документ (не шаблон), меняя определенные части документа сохранять его с помощью команды «Сохранить как». Таким образом, образец используется в качестве шаблона, более того, автор неоднократно ставал свидетелем такого использования документов качестве образца. Т.е. пользователь на самом деле не подозревал, что есть такой инструментарий, как шаблоны и подсознательно использовал образец документа в качестве шаблона. Естественно у такого способа есть один недостаток – надо постоянно следить, чтобы случайно не сохранить произведенные изменения в первоначальном документе, ведь если пользоваться шаблонами, то сделать непроизвольные изменения в нем достаточно сложно, а в документе, от таких изменений отделяет один клик мышкой либо случайное нажатие на сочетание клавиш (Ctrl+S).

Для того чтобы создать шаблон в MS Word, необходимо при сохранении документа выбрать команду «Сохранить как…» и выбрать соответствующее расширение при выборе типа файла.

создание шаблона

Из разных типов шаблона можно выбрать необходимы, с макросами или без поддержкой старой версии пакета MS Word. При выборе поддержки макросов нужно отдавать себе отчет, что возможно функционал документа может быть отключен настройками безопасности.

Например, у автора данного материала в постоянном использовании сохранен шаблон с названием «Стандарт». Хотя здесь название не важно, данный шаблон используется для оформления документации согласно установленным требованиям ГОСТ. Среди основных – это использование в тексте шрифта Times New Roman (14 пт) и полуторного интервала. Плюс настроена автоматическая нумерация объектов в тексте и множество стилей, которые используются постоянно. Но при запуске данного шаблона его не отличить от простого запуска программы MS Word с шаблоном по умолчанию.

До этого речь велась о шаблонах у уклоном в сторону MS Word, однако, для MS Excel также данная тема актуальна. Более того, ввиду изобилия тех возможностей, по созданию документов с автоматическим вычислением, которые предлагает MS Excel, здесь эта тема может оказаться даже более востребованной. И придумать необходимый шаблон не составляет труда: решение транспортной задачи, оптимизационной, прогнозирование, моделирование и т.д. все эти задачи можно оснастить необходимыми шаблонами.

Естественно в рамках данного материала будет преступлением не упомянуть то приложение из пакета MS Office, в котором использование шаблонов осуществляется больше всего – это Microsoft PowerPoint. Создание презентации не на основе шаблона здесь скорее моветон, в отличие от двух других приложений рассмотренных нами ранее.

Надеемся, что для пользователей, которые ранее не пользовались шаблонами, данный материал станет полезным на пути к продуктивной работе в MS Office.

Посмотреть и скачать бесплатные шаблоны календарей можно по ссылке.