Видеоверсия материала обновлена смотрим правильный подход здесь: https://msoffice-prowork.com/courses/excel/excelpr/excelpr-free-practice2/
Иногда возникает необходимость сравнить два файла MS Excel. Это может быть нахождение расхождения цен на определенные позиции или изменение каких-либо показаний, не суть важно, главное, что необходимо найти определенные расхождения.
Не лишним будет упомянуть, что, если в файле MS Excel находится пара-тройка записей, тогда прибегать к автоматизации нет смысла. Если же файл насчитывает несколько сотен, а то и тысяч записей, то без помощи вычислительной мощности компьютера не обойтись.
Смоделируем ситуацию, когда два файла имеют одинаковое количество строк, а расхождение необходимо искать в определенном столбце либо в нескольких столбцах. Такая ситуация возможна, например, если необходимо сравнить цену на товары по двум прейскурантам, либо сравнить замеры спортсменов до и после тренировочного сезона, правда для такой автоматизации их должно быть очень много.
В качестве рабочего примера возьмем файл с показателями вымышленных участников: бег на 100 метров, бег на 3000 метров и подтягивания. Первый файл – это замер в начале сезона, а второй – конец сезона.
Первый способ решения поставленной задачи. Решение только силами формул MS Excel.
Поскольку записи выстроены вертикально (наиболее логичное построение) то необходимо воспользоваться функцией ВПР. В случае использования горизонтального размещения записей придется воспользоваться функцией ГПР.
Для сравнения показателей бега на 100 метров формула выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;3;ИСТИНА)<>D2;D2-ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;3;ИСТИНА);"Разницы нет")
В случае, если разницы нет, выводится сообщение, что разницы нет, если она присутствует, тогда от значения в конце сезона отнимается показатель начала сезона.
Формула для бега на 3000 метров выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;4;ИСТИНА)<>E2;"Разница есть";"Разницы нет")
Если конечное и начальное значения не равны выводится соответствующее сообщение. Формула для подтягиваний может быть аналогична любой из предыдущих, дополнительно приводить ее смысла нет. Конечный файл с найденными расхождениями приведен ниже.
Небольшое пояснение. Для удобства читаемости формул данные из двух файлов были перемещены в один (на разные листы), но этого можно было не делать.
Видео сравнения двух файлов MS Excel с помощью функций ВПР и ЕСЛИ.
Второй способ решения задачи. Решение с помощью MS Access.
Поставленную задачу можно решить, если предварительно импортировать файлы MS Excel в Access. Что касается самого способа импорта внешних данных, то для нахождения различающихся полей разницы нет (любой из представленных вариантов подойдет).
Последний представляет собой связь файлов Excel и Access, поэтому при изменении данных в файлах Excel, расхождения будут находится автоматически при выполнении запроса в MS Access.
Следующим шагом после произведения импорта будет создание связей между таблицами. В качестве связующего поля выбираем уникальное поле «№ п/п».
Третьим шагом будет создание простого запроса на выборку с помощью конструктора запросов.
В первом столбце указываем, какие записи необходимо вывести, а во втором – при каких условиях записи будут выведены. Естественно, для второго и третьего поля действия будут аналогичными.
Видео сравнения файлов MS в Excel, с помощью MS Access.
В результате проделанных манипуляций выведены все записи, с разными данными в поле: «Бег на 100 метров». Файл MS Access представлен ниже (к сожалению, внедрить, как файл Excel, SkyDrive не позволяет)
Вот такие два способа существуют для нахождение расхождений в таблицах MS Excel. У каждого есть как преимущества, так и недостатки. Понятно, что это не исчерпывающий список сравнения двух файлов Excel. Ваши предложения ждем в комментариях.
