Управление задачами с помощью различного ПО. Часть 3 – Реализация управления специализированными задачами.

В предыдущей части статьи «Управление задачами с помощью различного ПО» мы рассмотрели возможности рассматриваемых программ с точки зрения простых задач общего характера. Все рассматриваемые варианты программ справились с поставленной задачей, причем нельзя сказать, что кто-то лучше справился, кто-то хуже. Нет, на самом деле, они просто решили задачу по-своему. Удивляться здесь не чему, с рассмотренными ранее задачами легко можно было справиться имея карандаш и лист бумаги.

В этом материале посмотрим, как будет решаться вопрос управления более сложными задачами:

Подготовительные мероприятия к проведению конференции. Очень большой пласт работы, который напрямую зависит от размаха конференции, географии приезжающих, возрастной категории, тематики конференции и других факторов. Решить задачу в одиночку в разумные сроки невозможно, поэтому здесь, как никогда, важно правильно управлять задачами, задания нужно правильно распределить и обязательно проконтролировать их выполнение.

Написание статьи. Статья – это по сути небольшой (или большой) проект. Написание состоит из разных этапов: определение целей, сбор первоначального материала, его анализ, создание уникального авторского контента и выводы. При работе над статьей важно четко структурировать данные и ясно излагать свои мысли, поэтому первоначальный каркас в каком-либо ПО, который поможет структурировать данные, будет очень кстати. Над статьей, как и над любым проектом может работать группа людей, однако, мы рассмотрим вариант единоличного написания материала.

При написании статьи львиная доля времени уходит на изучение материала по теме. Иногда бывает просто необходимо написать статью, поэтому приходится, что называется «выдавливать» ее из себя читая материалы по теме, и думая, что ж еще не описано. Бывают случаи когда статья пишется на одном дыхании и, при непосредственном написании, дополнительная литература практически не использовалась. В последнем случае создается обманчивое впечатление, что статья написана без списка использованной литературы, но, на самом деле, вся литература, особенно, если тема интересная, была изучена заранее, когда мысль о написании стать еще не родилась. Как бы там ни было, и в первом, и во втором случае, возникнет необходимость собрать разного рода источники, которые послужили вдохновением к написанию материала.

Естественно, непосредственное написание статьи будет происходить в каком-либо текстовом процессоре, а рассматриваемые программы будут подспорьем в ее написании, собирая различную информацию в одном месте.

И самая интересная, с точки зрения автора, ситуация – работа над сложным проектом, например, сайтом. С точки зрение проекта построения, сайты бывают разные по своему функциональному предназначению: сайт созданный под какой-либо продукт, сайт интернет-магазин, авторский блог, сайт-визитка, информационный сайт и др. Для статьи выберем ситуацию по созданию информационного сайта, который имеет основной тематический контент, а также материалы близкие по тематике, новостной блок и записи на отвлеченные темы в рамках авторских блогов. Почему эта ситуация самая интересная, да потому, что в ней сочетаются несколько видов задач: создание структуры сайта, тип и структура контента, работа над дизайном, работа над функционалом. Все эти подзадачи по своей сути являются отдельными проектами, что еще более усложняет процесс их управления.

Как и в предыдущей части с управлением задачами общего характера, создадим таблицу и перечислим составляющие каждой отдельно взятой ситуации. Но этой части будет небольшое отличие, в таблице задачи, которыми следует управлять будут находится не в структурированном виде, а разбросаны и структурировать их уже будет в конкретном ПО, если такая возможность имеется.

Ситуация Описание Перечень задач
Конференция Комплексный процесс и перечь решаемых задач будет напрямую зависеть от типа конференции. Здесь рассмотрим научную конференцию по причине наибольшей близости организационного процесса автору. Позаботится о ключевых докладах и докладчиках (убедится в том, что они обязательно приедут, оформить полностью бесплатное пребывание)
Собрать информацию об участниках конференции
Позаботится о рекламе конференции (адресные приглашения, рассылка по другим научным конференциям, создать информационный буклет)
Проконтролировать оплату взносов участниками конференции.Забронировать номера в гостинице.Рассчитать затраты на проведение конференции (канцелярские товары, обеды и кофе паузы для участников)Позаботится о регистрации участников (место регистрации, процедура, количество задействованных людей, выдача бейджев и раздаточных материалов, отметка командировочных листов)

Пригласить знаменитых людей
Подсчитать затраты на проведение конференции.

Организовать кофе паузы (место где будет, рассчитать количество участников, кто будет обслуживать паузы, разобраться с указателями)
Техническая сторона организации (подготовка аппаратного и программного обеспечения, проверка работы, непредвиденные ситуации)
Позаботится о раздаточных материалах (папки, блокноты, ручки, сувениры)

Культурная программа (продумать маршруты, заказать транспорт, посчитать расходы)

Напечатать программу конференции

Написать отчет о проведенной конференции

Разобраться кто будет заниматься фото и видео съемкой конференции

Назначить ответственного за устранение технических неполадок конференции

Написание статьи Статьи разные бывают. Некоторые пишутся на одном дыхании без каких-либо источников, другие – обзорное полностью построены на других источниках. Здесь рассмотрим научную статью. Создание названия статьи.Анализ последних исследований и публикацийВыделение раньше не решенных проблем

Изложение основного материала

Формирование выводов

Формирование дальнейших направлений исследования

Управление проектом Рассмотрим управление задачами по созданию сайта Структура записей (контента) сайтаСтруктура самого сайтаРабота над дизайном сайта

Текущая работа над содержимым сайта

Работы по раскрутке сайта

 Организация конференции

Если вы выступаете в роли организатора конференции, то Вам придется управлять достаточно большим количеством задач, причем делать это одновременно. Организовать в одиночку научную конференцию практически невозможно, но и за помощниками также нужен контроль, т.к. оперативные задачи, которые потребуют Вашего вмешательства, будут возникать ежеминутно. При подготовке задач, требующих управления, автором статьи, по памяти, были беспорядочно написаны те мероприятия, те задания, которые необходимо будет решить в процессе подготовки к конференции, во время конференции, а также после ее проведения. Первой программой, которая использовалась для упорядочивания дел была Mindjet. Причина проста, только она позволяет беспорядочно набросанные заметки удобно сгруппировать, построив читаемую интеллект карту.

Именно по этой причине у остальных рассматриваемых программ была фора в виде уже структурированных данных, которые достаточно расставлялись по своим местам. Конечно данный факт будет учтен в общем зачете. Разберем те же задачи с учетом предварительно группировки в остальных программах.

Outlook. Единственным возможным вариантом представления задач в органайзере Outlook видится запись названия задачи и в теле самой задачи ее непосредственное описание.

К сожалению, единственной структуризацией здесь является выделение текста полужирным шрифтом и табуляция, чего явно недостаточно. В принципе, на ситуацию вроде конференции можно было выделить небольшой пул задач, уменьшив объем самого описания в теле задачи, и нельзя утверждать, что такой подход был бы хуже, он просто другой.

MS OneNote. Также, не самое специализированное приложение для построения структурированной карты, однако, представление задач здесь осуществляется явно не хуже, нежели это происходит в Outlook. Фактически, тот же список, просто есть возможность поставить галочки для отметки о выполнении задачи.

Evernote. Возможности один в один c NS OneNote, что достаточно ожидаемо, поскольку программы предназначены решать одну и ту же ситуацию. Выводы по этой программе аналогичны предыдущим.

Wunderlist. Не без нюансов, но с поставленной задачей справился более удачно нежели MS OneNote, Evernote или Outlook. Под задачу по подготовке к конференции был отведен отдельный список и в рамках этого списка создавались задачи и подзадачи. Но, ввиду ограниченности вложенности задач, а именно всего вторым уровнем, вся расшифровка конкретной подзадачи была описана в теле этой самой подзадачи, несмотря на наличие в теле задачи поля комментариев и поля для заметок, потому, как оказалось, эти поля относятся ко всей задаче, а не конкретной подзадаче.

Написание статьи

В качестве абстрактного примера статьи возьмем тему: «Влияние гармонических колебаний на поведение домашних животных» вторая интерпретация этой темы для статьи: «Нафига козе баян».

При создании данной задачи присутствовала уверенность, что эта задача «заточена» под Evernote и OneNote, поэтому они себя проявят здесь во всей красе, а остальным придется блекло мелькнуть в тенях славы. Однако, без пары сюрпризов здесь не обошлось, во первых, понятно, что и Evernote и OneNote справились с этой задачей лучше всех, лишь в этих программах присутствовала возможность добавлять информацию простым перетягиванием с браузера. Но, если в OneNote информацию можно упорядочить разместив ее на странице, плюс картинки также без проблем определились в органайзере, то Evernote не отобразил картинки с формулами, также в Evernote, присутствовали, уже упомянутые выше, проблемы с форматированием текста. А вот иконка со ссылкой на текст в текстовом процессоре MS Word в Evernote выглядит на порядок приятнее, нежели в OneNote.

Во вторых, каково же было удивление, когда в задаче MS Outlook удалось собрать абсолютно всю информацию, что и Evernote с OneNote, более того, никаких проблем с отображением картинок не возникло, единственное неудобство связано с тем, что информацию нельзя перетягиванием занести в задачу, а нужно ее скопировать (с помощью горячих клавиш либо контекстного меню). Какое-либо форматирование текста здесь традиционно отсутствует.

Wunderlist явно дал понять, что он для такого не предназначен. Существует возможность прикрепить файл, добавить кое-какую текстовою информацию, но не более.

Mindjet также ничем интересным не удивил. Поскольку браузерная версия имеет очень ограниченные возможности по редактированию комментариев, пришлось использовать десктопную. Картинки нужно специально копировать (по аналогии с Outlook) либо прикреплять, перетягивание не работает. Система комментирования также себя особо не проявила, информация располагается последовательно, и вставить сюда что-то кроме текста либо картинки будет проблематично.

Создание сайта.

Управление проектом (проект по созданию сайта). Здесь получилась очень интересная ситуация, по своей сути задача по созданию сайта представляет собой не что иное как интеллект-карту и единственное ПО в котором удалось отобразить ход работы проекта – Mindjet. Нельзя сказать, что остальные продукты не пригодны к такому роду задачам, несомненно, там существует возможность отображать задачи по узким направлениям, например, перечислить список текущих задач по сайту, записать перечень возможных сервисов по раскрутке сайта и т.д., но общая картина работы не будет видна, ее придется где-то нарисовать. Соответственно, наличие встроенной возможности и быстрой корректировки, структуры будет неоспоримым плюсом при решении подобного рода задач. Поскольку полную картину по работе над сайтом отобразить не удастся, а отдельные подзадачи в той или иной мере были отображены в предыдущих ситуациях, реализуем задачу по управлению сайтом в Mindjet.

Если начальный этап создания подобного проекта выглядит вот так:

После работы над основными разделами сайта – вот так:

Несмотря на то, что не все ветки развернуты, уже становиться понятно, что без отображения структуры управлять проектом будет невозможно. Более того, в Mindjet самостоятельные под проекты рекомендуется выделять в отдельные карты. Для примера, структура страниц в под проекте сайта msoffice-prowork.com по созданию многофункционального справочника, выглядит вот так:

При том, что каждая запись в структуре представляет собой отдельную страницу сайта со своими заметками, дополнительными материалами и т.д.

Посмотрев на структуру сайта, а также на возможности тестируемых продуктов (всех, кроме Mindjet) по ее созданию, было принято здравое решение реализовать проект по управлению созданию сайта только в Mindjet.

Выводы и умозаключения в следующей части материала.