Управление задачами с помощью различного ПО. Часть 2 – Реализация управления задачами общего характера.

Продолжение материала по управлению задачами, первую часть читайте здесь.

Список необходимых задач полезно составлять даже в самых обычных ситуация, например, заранее составленный перечень покупок в магазине позволит обезопасить себе от повторного похода в это заведение, а простой перечень дел, которые необходимо будет выполнить за день, позволит не только справиться с поставленными задачами продуктивно, но и выкроить немного свободного времени там, где, казалось бы, его не должно быть.

Итак, определившись с необходимостью управления задачами, нужно еще составить приблизительный список таких задач. Сгруппируем все дела по ситуациям:

Ситуация Описание Перечень задач
Просто план на рабочий день. Поскольку план для проведения выходных будет отдельной ситуацией, то в данном случае рассмотрим именно рабочий день. В начале рабочего дня провести вступительное собрание с подчиненными, на котором рассмотреть вопросы:
1. Работа с новыми клиентами:
1.1. Перечень необходимых документов, которые обязан предоставить клиент.
1.2. Требования к самим документам, их заверение и проверка на подлинность.
1.3. Процедура занесения нового клиента в информационную базу.
1.4. Обращение за помощью при возникновении нештатных ситуаций.
2. Организационные вопросы:
2.1. График работы, перерывы .
2.2. Порядок и форма отчетности в конце рабочего дня.
3. Рабочая дисциплина.
Распределить дополнительные задачи на текущий день
Разместить информационные материалы
Собрать данные за текущий день.
Подготовить отчет для вышестоящего руководства.
Перечень покупок в магазине С этой ситуацией все просто, есть перечень продуктов и товаров, по мере совершения выбора продукты можно вычеркивать. Картошка 1 кг.
Морковка 0,5 кг.
Кетчуп.
Майонез.
Хлеб.
Молоко.
Колбаса.
Твердый сыр.
Макароны.
Перечень покупок в магазине расширенный Однако, такой перечень можно усложнить, если разбить продукты на те блюда из которых они будут готовиться. Не являясь большим специалистом в приготовлении прошу не принимать представленный набор ингредиентов за реальный. Борщ
Картошка
Морковка
Свекла
Капуста
Свиные ребра
Шуба под майонезом
Селедка
Майонез
Морковь
Лук
Картошка
План проведения выходных. Выходные можно провести по разному, например, просто провалятся на диване, только для такого развития событий план вряд ли нужен. Суббота
На рынок за ингредиентами для шашлыка (опять же список продуктов пригодится).
Посетить: набережную Ялты
Ласточкино гнездо
Никитинский ботанический сад
Прокатится на канатной дороге
Заехать в Массандровский дворец
Посетить Дом-музей Чехова
Воскресенье
Выехать на шашлыки
Посетить зоопарк «Сказка» в Ялте
Сходить в кинотеатр

Реализуем управление задачами в том ПО, которое сегодня рассматриваем. Поскольку первым идет MS Outlook, то с него и начнем.

MS Outook. Программный продукт компании Microsoft и задумывается ну никак для составления списков дел, однако наряду и с основным функционалом, такие возможности также присутствуют, а тесная интеграция с остальным ПО, от редмондского гиганта, должна сделать использование функций задачника максимально удобным и интуитивно понятным.

Создание всех предложенных выше ситуаций показано на рисунках ниже.

Для создания самой задачи необходимо переключится в режим задач и создать ее записав имя задачи. Кроме названия самой задачи, а также ее детального описания, куда, кстати, мы и занесли суть рассматриваемого вопроса существует целая куча дополнительных настроек: важность, дата и время выполнения, присвоение определенной категории, также существует возможность отправить данный а приложение OneNote или назначить исполнителя, при условии работы над поставленными заданиями группы людей. Несмотря на отсутствие форматирования текста внутри самой задачи, существует возможность добавлять рисунки.

Составим предложенные списки с помощью следующего программного продукта от Microsoft – OneNote. Данные программный продукт позиционируется в качестве «упорядочивателя» дел другими словами, ПО для создания заметок и упорядочивания информации. Как видим, управление списками задач также не основная цель MS OneNote, но это здесь можно делать, причем весьма успешно, а синхронизация данных через сервис SkyDrive позволяют просматривать созданный записи на планшете, что достаточно важно.

Для создания списков задач автором была использована схема, когда создается раздел (списки задач) а в нем, под каждый перечень формировался свой лист. Естественно, это не единственный способ, но, в виду абсолютно разных списков, объединенных лишь идеей демонстрации возможностей различных программ по упорядочиванию списков, такой способ показался наиболее правильным.

Evernote. Данный программный продукт несмотря на русские корни разработчиков снискал свою чрезвычайную популярность, как ни странно, за рубежом. Полноценный органайзер с синхронизацией данных через интернет, имеет как платную, так и бесплатную (очень функциональную, кстати) версии. По своему предназначению конкурент MS OneNote, т.е. это тоже программа для создания заметок и упорядочивания информации. Более детально про Evernote нами было написано в описании курса Evernote-мастер.

Здесь рассмотрим такую возможность как управление списками дел.

В этой программе нами были была создана специальная записная книжка (Notebook) и в ней под каждую ситуацию свой список дел. Логика управления списками задач очень похожа с OneNote, это не удивительно, учитывая, что продукты прямые конкуренты. Еще раз повторимся, что возможности программы (впрочем, как и большинство рассматриваемых в данном материале) гораздо шире, но нас интересует только возможность управления списками задач.

Ссылка на программу Evernote: https://evernote.com

Небольшой вывод отдельно по MS OneNote и Evernote. Пользователей Evernote намного больше, нежели пользователей «упорядочивателя» дел от Microsoft, поэтому работая с этими программами постоянно присутствует чувство, что Evernote должен быть лучше. И глядя на возможности последнего по поиску заметок, присвоению тегов, поиску текста на фотографиях, возможно так и есть, но что хотелось бы заметить в ходе создания достаточно несложных дел – это возможности OneNote по редактированию самих заметок. Давайте посмотрим на последние две картинке в Evernote и последнюю в OneNote (заметка по поводу проведения выходных версия с фотографиями). В OneNote все аккуратно записано, размер фотографий регулируется прямо из окна органайзера, можно аккуратно вставить в табличку, чтобы разместить на одной странице несколько фотографий рядом, также присутствует возможность добавлять записи в разных местах листа: надо что-то дописать слева – не вопрос, справа, – пожалуйста. Теперь Evernote вроде информация присутствует та же, но ее размещение, размер фотографий, размер интервалов в тексте за Вас выберет сама программа (именно по этой причине пришлось сделать 2 скриншота вместо одного как, в MS OneNote, для заметки по поводу проведения выходных). Вывод о том, кто лучше делать еще рано, здесь очень много неизвестных переменных, но одно очевидно в оформлении текста Microsoft нет равных.

Wunderlist единственный из сегодняшнего перечня продукт, который прямо направленный на управление списками задач. Устанавливается как приложение либо как дополнение в браузере Chrome. Имеет мобильную версию для IPhone, IPad и Android. Очень понятный и дружественный интерфейс и, наверное, единственный из сегодняшних программ, которым в принципе не нужно обучающих материалов для того, чтобы продуктивно работать.

Благодаря своей простоте и, одновременно, очень красивому интерфейсу программа очень понравилась, однако, как бы странно не казалось, не смотря на прямую направленность продукта, управлять списками задач ей удается хуже, нежели OneNote или Evernote. Суть претензии состоит в невозможности наглядного отображения главных и подчиненных задач, кроме того вложенность ограниченная 2м уровнем, не самая лучшая задумка.

О существовании подзадач можно лишь догадываться благодаря небольшой метке справа в названии задачи.

Развернув саму задачу появляется возможность посмотреть подзадачи, комментарии и описание.

Но, к сожалению, создать вложенность третьего уровня нельзя, как и нельзя визуально отобразить подзадачи в главном окне программы.

Есть подозрение, что в платной (Wunderlist Pro) версии программы возможности по созданию подзадач существенно расширятся, однако возможностей, которые предлагаются в бесплатном исполнении вполне достаточно для повседневного использования.

Отдельно хотелось бы упомянуть задачу с проведением выходных. Если вариант без рисунков и прочих уточнений очень похож на перечень покупок в магазине, похож по своему исполнению, конечно же, то добавление рисунков комментариев сразу показывает нишу этого продукта: это удобный агрегатор простых заметок и списков. Эта программа явно не игрок на поле Evernote и OneNote, справедливости ради, отметим, что она себя и не позиционирует таковой.

Резюмируя, следует сказать, что программа обладает очень многими сильными сторонами, благодаря которым она закрепилась и еще закрепится на компьютерах миллионов пользователей. После такого поверхностного знакомства захотелось более подробно испытать работу программы, в том числе и в многопользовательском, что планируется сделать в последующих обзорах.

Ссылка на Wunderlist: http://www.wunderlist.com

Последней в нашем перечне, но, далеко, не последней по наличию функций идет программа Mindjet. Mindjet – это полноценное средство для построения интеллект-карт. Создание to-do списков, а вернее карт – одна из возможностей программы. При создании таких карт мы использовали возможности как встроенных шаблонов, так и заполнили пустой документ.

Построение списков задач в данной программе реализовано наилучшим образом: есть многоуровневая сворачиваемая структура записей, комментарии, файлы, прикрепление рисунков, возможность установления промежуточных значений хода выполнения определенной задачи (выполнена на половину, 75% и т.д.). Когда начинаешь создавать простой список задач осознаешь, что использовать функционал данной программы так – это просто кощунство. Mindjet создана для управления целыми проектами и справится даже с самыми сложными продуктами.

Предлагаемых решений данной программы несколько: полноценное Windows-приложение, веб-сервис и приложение для мобильных платформ (устанавливалась версия для Android). С точки зрения построения списка для управления задачами принципиальной разницы между настольным Windows приложением и веб-сервисом замечено не было. Приложение для Android позволяет просматривать результаты работы и предоставляет базовые возможности по созданию и редактированию карт, однако, как ни странно для решения рассматриваемых простых задач их оказалось достаточно.

Но, к сожалению, не все так радужно и здесь. Основной недостаток, который сдерживает распространение и повсеместное использование этого программного продукта – это цена. Если зайти на официальный сайт компании и взглянуть на прейскурант, то становится понятно, что продукт ориентирован на достаточно обеспеченных управленцев. Бесплатной версии программы, к сожалению, нет, зато есть возможность 30 дневного бесплатного испытательного периода.

Второй недостаток, который идет уже в разрезе создания списка задач, касается громоздкости самой программы. Если Вам быстренько необходимо набросать список, что бывает в абсолютном большинстве случаев, Mindjet здесь не помощник. Такое использование данной программы сравнимо с ситуацией, когда для уборки пары квадратных метров урожая пшеницы заводят целый комбайн или поездка на автомобиле к магазину, который находится в 30 метрах. Да, программа хороша, да много возможностей, но они ни к чему для простого списка рассматриваемых вопросов на повестке дня, не говоря уже про перечень продуктов в магазине.

Что же касается наполнения карты сторонним контентом, то существует возможность добавлять фотографии как прикрепленные файлы, в само дерево структуры (в этом случае придется определится с одной картинкой) либо же размещать фотографии в заметках, однако такая возможность присутствует только в десктопной версии программы, в браузерной такого сделать не удалось.

В общем зачете отметим, что для простых заметок, записи быстрых задач Mindjet будет не лучшим выбором по двум причинам: высокая стоимость, в паре с отсутствующим бесплатным вариантом, и чрезмерная сложность, с точки зрения управления тривиальными задачами.

Сайт программы: http://www.mindjet.com/

Продолжение читайте в третье части: "Управление специализированными задачами"