5 простых, но эффективных приемов для ускоренной работы в MS Word

Мы не всегда задумываемся сколько времени тратим на выполнение той, или иной работы, а ведь увеличение эффективности работы способно кардинально повлиять на производительность. Иногда простое сочетание клавиш, или эффективный прием способен сократить время на выполнение той или иной операции в разы.

Распространенные сочетания клавиш в Word мы рассматривали ранее, сегодня уделим внимание приемам способным сократить время работы с документом в Word.

Прием первый. Или как быстро посчитать рисунки, и не только, в тексте.

Подсчет рисунков, как и формул, может понадобиться по различным причинам. Если они у Вас рисунки пронумерованы, да еще и со сквозной нумерацией, то вопрос подсчета не стоит, а если рисунки в тексте не пронумерованы (что конечно же не правильно, но все же)?

В этом случае на помощь придет инструмент "Область навигации" (Вкладка "Вид"/ группа "Показ"/ Область навигации).

Прием 1

Кстати, как Вы уже заметили, таким способом можно посчитать, еще и таблицы, формулы, сноски и примечания.

Какие могут быть подводные камни при подсчете? Если в тексте используются текстовые поля или объекты WordArt, то они тоже будут посчитаны как рисунки. В качестве решения рекомендуется просто пройтись по найденным объектам с помощью кнопок вверх и вниз и убедится, что все объекты задумывались как рисунки.

Прием второй. Создание оглавления документа, если текст не оформлен стилями.

Для создания структуры документа необходимо применение стилей с определенным уровнем, однако, часто бывает, что к нам попадается документ в котором форматирование отсутствует в принципе. Если нет желания тратить время на форматирование данного документа, а создать для него оглавление нужно быстро, тогда просто выделяем текст, который должен попасть в оглавление, и заходим в настройки абзаца, вкладка "Отступы и интервалы", установить необходимый уровень, т.е. каким уровнем заголовка в оглавлении должен отображаться данный текст, или, другими словами выделенный текст будет разделом, подразделом и т.д.

Прием 2

В самом документе видимых изменений не произойдет, но выделенный текст появится в области навигации и, а в последствии, и в оглавлении. Кстати оглавление вставляется: Вкладка "Ссылки"/ "Оглавление".

Данным способом не рекомендуется злоупотреблять, а использовать только в случае острой необходимости, если надо сейчас и быстро. Если планируется дальнейшая работа с данным документом, то следует потратить немного времени и создать полноценную структуру документа.

Прием третий. Скрыть часть документа, с которой не производится работа.

Часто, при работе с большими документами, нужно сконцентрироваться на определенном участке документа, как правило, разделе, и не отвлекаться на остальной текст. Подведя курсор мышки к заголовку определенного раздела, появится треугольник, нажатие на который, скроет текст внутри данного раздела, а повторное нажатие – вновь покажет. Использование данного способа подразумевает под собой наличие структуры в документе.

Прием 3

Для концентрации внимания самое оно.

Прием четвертый. Быстро выделить содержимое определенного раздела документа.

Всем знакомы сочетания клавиш для выделения слова, строки, абзаца или всего текста, однако, как выделить один раздел документа? Конечно, можно обойтись стандартным способом, но, если текста много, то это долго и можно сбиться. На само деле, выделить определенный раздел проще простого, нужно в области навигации вызвать контекстное меню на нужном разделе (правый клик мышкой) и выбрать пункт "Выделить заголовок и содержимое".

Прием 4

Стоит обратить внимание на остальные пункты контекстного меню, они также очень полезны.

Прием пятый. Создать настраиваемое оглавление для документа.

В продолжение темы работы с оглавлениями следует сказать, что оглавление не обязательно может соответствовать структуре документа, или сделать несколько разных оглавлений, например, одно общее, для всего документа, и несколько маленьких для каждого раздела.

Для возможности реализовать настраиваемое оглавление необходимо чтобы документ был оформлен стилями. Стили могут быть как уровня "Основной текст", так и определенного уровня структуры, это не важно, важно только, чтобы они были стилями.

Прием 5

И следующее, что нужно понимать, что, если мы используем определенный стиль, который должен будет войти в оглавление, то абсолютно любой текст, оформленный данным стилем будет отображаться в оглавлении.

Дальше все предельно просто, в настройках оглавления просто расставляем циферками какой стиль будет находится на каком уровне в оглавлении.

Подробнее о создании сложных оглавлений с видеоуроками, практическими заданиями и тестами представлено в этом материале.